Apa Itu Administrasi Kepegawaian? Definisi, Prinsip, dan Fungsinya Bagi Perusahaan

Hampir seluruh ruang lingkup perusahaan dipenuhi berbagai jenis administrasi. Salah satu jenis administrasi tersebut adalah administrasi kepegawaian yang berkaitan erat dengan manajemen karyawan di suatu perusahaan. Administrasi tersebut harus ada dalam sebuah perusahaan sebelum memutuskan untuk mempekerjakan karyawan baru.

Sebenarnya, seberapa penting administrasi kepegawaian di sebuah perusahaan? Apa saja prinsip yang perlu diterapkan supaya berjalan lebih efektif? Untuk mengetahui jawabannya, simaklah artikel berikut ini.

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Administrasi menurut The Liang Gie dalam bukunya ‘Administrasi Perkantoran’ berarti penyelenggaraan setiap usaha atau pekerjaan pada sekelompok orang untuk mencapai tujuan. Sedangkan Saksono dalam bukunya ‘Administrasi Kepegawaian’ mengartikan kepegawaian sebagai seluruh orang yang dipekerjakan dalam suatu badan tertentu.

Dari kedua definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa administrasi kepegawaian mencakup seluruh kegiatan atau aktivitas yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai atau karyawan untuk mencapai tujuan tertentu. Aktivitas yang dilakukan dalam administrasi kepegawaian mencakup pengelolaan data karyawan, proses rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan pengembangan karyawan.

Fungsi Administrasi Kepegawaian bagi Perusahaan

Administrasi kepegawaian memegang beberapa fungsi krusial dalam perusahaan. Apa saja? Lihat penjelasan lengkap tentang fungsinya bagi perusahaan berikut ini.

1. Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen berarti pengelolaan karyawan yang tidak berkaitan dengan hal teknis. Fungsi ini dikelompokkan lagi menjadi empat bagian berdasarkan prinsip POAC yang mencakup perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengendalian (controlling) karyawan. Keempat fungsi ini akan dibahas lebih lanjut dalam beberapa poin berikutnya.

2. Fungsi Teknis atau Operasional

Fungsi ini berhubungan dengan aktivitas teknis dari pengelolaan karyawan. Ada pun kegiatan operasional kepegawaian mencakup pengadaan, pengembangan dan pelatihan, dan integrasi.

Fungsi teknis dimulai dengan pengadaan karyawan melalui proses rekrutmen dan seleksi. Karyawan yang ada di dalam perusahaan kemudian dikembangkan melalui kegiatan pelatihan, seminar, dan aktivitas lainnya untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan karyawan. Selain pengembangan, perusahaan juga perlu melakukan integrasi antara setiap karyawan agar mereka lebih kooperatif dalam bekerja.

Kalau kamu membutuhkan panduan lebih lengkap untuk meningkatkan kualitas SDM perusahaan, kamu bisa membaca artikel berikut ini: Dari Pelatihan hingga Penghargaan, Berikut 11 Cara Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia Bisnis Kamu

3. Fungsi Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan bertujuan untuk menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan baik pada saat ini maupun masa depan. Kebutuhan jumlah pegawai ditentukan berdasarkan ketersediaan tenaga kerja dan perubahan yang terjadi dalam perusahaan. 

Perencanaan karyawan berguna supaya: 

• Perusahaan mampu memanfaatkan keahlian pegawai 
• Menyelaraskan aktivitas karyawan dan kebutuhan perusahaan 
• Meningkatkan efisiensi dalam perekrutan 
• Penyediaan informasi tentang kepegawaian untuk membantu kegiatan dan unit organisasi lainnya

Dalam melakukan perencanaan karyawan, perusahaan perlu mempertimbangkan faktor internal dan eksternal. Perusahaan akan mengetahui jumlah tenaga kerja yang masih kurang dibandingkan kebutuhannya sehingga bisa melakukan rekrutmen, promosi, dan pemindahan tanpa mengganggu kegiatan operasionalnya.

4. Fungsi Pengorgansiasian (Organizing)

Fungsi ini bertujuan untuk mengatur berbagai kegiatan operasional yang harus dilakukan dalam perusahaan. Hasil dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi yang menunjukkan hubungan antara satu unit dan unit lainnya, baik sumber daya manusia maupun non-manusia. Struktur organisasi ini memengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol, serta arus perintah dan pertanggungjawaban.

Baca juga: Indikator Produktivitas Kerja dan Cara Mengukurnya

5. Fungsi Pelaksanaan (Actuating)

Fungsi pelaksanaan mencakup pengarahan pegawai agar bekerja dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam fungsi ini, perusahaan perlu memotivasi karyawan agar mereka tertarik untuk menyelesaikan tanggung jawabnya. Perusahaan bisa menerapkan beberapa aturan praktis berikut ini dalam meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja karyawannya.

• Memberikan pengarahan mengenai cara bekerja yang efektif.
• Menyampaikan ekspektasi dari perusahaan terhadap karyawan.
• Memperlakukan setiap karyawan secara baik, adil, dan memberikan penilaian objektif terkait kinerja mereka.
• Memberikan jenis-jenis penghargaan yang berbeda untuk mendorong semangat dan motivasi kerja mereka. Penghargaan ini bisa berupa verbal seperti pujian maupun non-verbal berupa hadiah atau bonus atas kerja keras mereka.
• Mengembangkan sistem manajemen kinerja dan sasaran yang bisa dicapai. Sasaran ini bisa ditingkatkan secara bertahap sampai karyawan mampu mencapai potensi terbesarnya dalam bekerja.
• Menjaga kenyamanan dan kelengkapan sarana di lingkungan kerja.
• Membangun interaksi sosial yang baik antara para karyawan.

Semua langkah di atas bisa disesuaikan kembali dengan kebijakan dan budaya yang berlaku di perusahaan kamu.

6. Fungsi Pengendalian (Controlling)

Terakhir, administrasi kepegawaian memiliki fungsi pengendalian (controlling). Fungsi ini bertujuan untuk mengukur efektivitas dan efisiensi kinerja masing-masing karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan. Dalam proses pengukurannya, perusahaan perlu melakukan pengawasan untuk membandingkan antara hasil kerja dan target yang ingin dicapai. Perusahaan harus mampu menemukan strategi pengendalian yang bisa dipantau secara cermat dan mengatasi berbagai penyimpangan yang terjadi dalam kepegawaian.

Tujuan Administrasi Kepegawaian dalam Perusahaan

Administrasi kepegawaian memiliki tujuan utama, yaitu menyeimbangkan jumlah karyawan dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, jenis administrasi ini juga dilakukan untuk menyesuaikan beban kerja dengan jumlah pegawai yang tersedia dalam suatu perusahaan. Kapasitas atau porsi pekerjaan yang harus dilakukan terbagi secara efektif dan sesuai kemampuan serta beban kerja masing-masing.

Penyesuaian jumlah karyawan dan beban kerja juga berguna untuk mewujudkan tujuan akhir administrasi kepegawaian, yakni meningkatkan produktivitas karyawan. Pekerjaan yang harus diselesaikan dapat tuntas secara tepat waktu. Perusahaan pun mampu mencapai target atau tujuan yang ditetapkan dengan tepat.

Baca juga: Pahami Pengertian Budaya Kerja serta Manfaatnya bagi Perusahaan

Prinsip Administrasi Kepegawaian yang Efektif

Dalam pelaksanaannya, administrasi kepegawaian harus mengikuti prinsip-prinsip agar bisa membawa keuntungan bagi perusahaan maupun karyawan yang bekerja di dalamnya. Apa saja itu? Berikut ini 10 prinsip yang harus dipenuhi dalam administrasi kepegawaian:

• Wewenang dan tanggung jawab: pembagian tanggung jawab yang jelas dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian.
• The right man on the right place: menempatkan karyawan sesuai keahlian dan kemampuan mereka.
• Equal pay for equal work: Pemberian kompensasi, rewards dan punishment harus sesuai dengan kinerja yang telah dilakukan oleh karyawan.
• Kemanusiaan: Setiap karyawan harus diperlakukan adil dan memiliki porsi yang sama untuk mewujudkan harapan dan kemauannya.
• Demokrasi: Pelaksanaannya harus mengikuti prinsip demokrasi yang mencakup saling menghormati, saling menghargai, dan saling mengisi dalam bekerja.
• Efisiensi dan produktivitas kerja: Memanfaatkan SDM secara efisien dan mampu memenuhi kebutuhan perusahaan.
• Kesatuan tujuan: Seluruh pihak yang terlibat harus melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan perusahaan.
• Kesatuan arah: Pelaksanaannya harus mengarah pada regulasi perundang-undangan di Indonesia untuk mencapai kesejahteraan karyawan.
• Komando: Diperlukan kepemimpinan yang jelas supaya kegiatan administrasi kepegawaian berjalan lancar.
• Disiplin: Etos kerja yang tinggi dan manajemen waktu yang baik sangat dibutuhkan dalam administrasi kepegawaian.

Sudahkah kamu memahami pentingnya administrasi kepegawaian setelah membaca artikel ini? Intinya, administrasi kepegawaian perlu dijalankan secara efektif agar bisa memberikan keuntungan bagi perusahaan maupun karyawan.

Proses administrasi kepegawaian akan berjalan lebih lancar kalau kamu memanfaatkan teknologi HRIS. Oleh karena itu, gunakanlah platform RecruitFirst yang dilengkapi fitur iHRS untuk pengelolaan data karyawan di perusahaanmu. Kamu akan lebih mudah dalam mengakses dan melacaknya karena datanya tersimpan di database berbasis cloud. Ayo, hubungi kami untuk menggunakan aplikasi ini sekarang juga! Tingkatkan efektivitas administrasi kepegawaian hanya dengan platform RecruitFirst!