Cara Membuat Competency Matrix, Contoh dan Manfaatnya

Competency matrix dapat menjadi landasan utama dalam merancang program pengembangan sumber daya manusia (SDM) di sebuah perusahaan. Dengan alat manajemen ini, Anda dapat memahami kemampuan setiap karyawan secara lebih rinci.

Jika competency matrix dimanfaatkan dengan baik, Anda dapat mengembangkan keterampilan karyawan sekaligus menugaskan pekerjaan yang paling sesuai untuk mereka. Bagi Anda yang belum familiar dengan istilah ini, simak artikel berikut hingga selesai.

Apa itu Competency Matrix?

Competency matrix atau sering disebut sebagai matriks kompetensi adalah suatu alat manajemen yang berfungsi untuk mengukur serta memetakan kemampuan setiap karyawan guna mencapai tujuan perusahaan. 

Tujuan utama dari matriks kompetensi karyawan adalah untuk menyesuaikan setiap kemampuan karyawan atau pekerja terhadap tugas yang hendak dilakukan. Dengan begitu, tugas yang diberikan akan dapat mereka selesaikan dengan baik dan memberikan hasil yang memuaskan.

Cara Membuat Competency Matrix

Untuk menghasilkan competency matrix yang baik, kamu perlu melibatkan banyak orang dalam membuatnya, terutama orang-orang yang mengerti tentang job desk yang ada di perusahaan. Berikut merupakan cara membuat competency matrix adalah:

1. Mengidentifikasi Kompetensi

Cara membuat matriks kompetensi yang pertama adalah dengan melakukan identifikasi kompetensi. Hal ini sangat penting karena akan memengaruhi hasil dari matriks kompetensi yang akan digunakan. 

Kompetensi yang dibuat harus relevan dengan pekerjaan-pekerjaan yang ada di perusahaan.

Dengan menyesuaikan hal tersebut, matriks kompetensi yang dibuat dapat menjadi patokan utama untuk memetakan para karyawan sesuai dengan kemampuan mereka masing-masing.

2. Menetapkan Tingkatan Kompetensi

Setelah melakukan identifikasi kompetensi, kini kamu sudah memiliki beberapa kompetensi yang akan dimasukkan ke dalam matriks kompetensi. Kompetensi tersebut tentunya memerlukan suatu skala atau untuk dapat digunakan menilai kemampuan karyawan. Sebagai contoh, kamu bisa menggunakan skala 1-5 untuk menilai kemampuan karyawan terhadap 1 kompetensi.

Selain itu, kamu juga bisa menggunakan deskripsi kualitatif. Dengan menggunakan deskripsi kualitatif, kamu dapat menunjukkan karakteristik kinerja yang diharapkan dari masing-masing tingkatannya.

Baca juga: End to End Recruitment: Pengertian dan Tahapannya

3. Melakukan Evaluasi

Setelah melakukan identifikasi serta membuat tingkatan kompetensi, kini matriks kompetensi kamu sudah siap digunakan untuk menilai karyawan. Data yang didapat dari matriks kompetensi tersebut dapat kamu gunakan untuk mengevaluasi masing-masing karyawan.

Dari hasil evaluasi tersebut, kamu bisa mendapatkan data berupa kelebihan serta kekurangan masing-masing karyawan berdasarkan kompetensi yang sudah ditentukan. 

4. Membuat Program Pengembangan

Langkah ini merupakan tahap lanjutan dari evaluasi, yakni dengan membuat program pengembangan. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, dari data evaluasi kamu jadi bisa mengetahui kekurangan dari masing-masing karyawan. Berbekal data tersebut, kamu bisa membuat program pengembangan untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada.

Sebagai contoh, hasil evaluasi matriks kompetensi menunjukkan bahwa karyawan kamu memiliki kekurangan dalam hal pengoperasian mesin terbaru di perusahaan. Berdasarkan situasi tersebut, maka kamu bisa melakukan program pelatihan pengoperasian mesin untuk mengatasi kekurangan tersebut.

5. Pemetaan Karir

Selain digunakan untuk membuat program pengembangan, kamu juga dapat menggunakan matriks kompetensi untuk memetakan karir dari karyawan yang ada di perusahaan kamu. Sebagai contoh, seorang karyawan bagian administrasi ternyata memiliki kemampuan public speaking yang tinggi. Berdasarkan situasi tersebut, kamu bisa saja memindahkannya dari bagian administrasi ke bagian resepsionis karena kemampuannya tersebut.

Contoh Competency Matrix

Untuk dapat lebih memahami beberapa cara membuat matriks kompetensi kamu bisa melihat contoh matriks kompetensi berikut ini.

Contoh matriks kompetensi untuk posisi sales manager dengan 6 kompetensi dan memakai sistem poin penilaian kecakapan 1 sampai 5.

• Kepemimpinan: 4/5.
• Negosiasi: 5/5.
• Rencana bisnis: 3/5.
• Komunikasi: 5/5.
• Analisis data: 3/5.
• Strategi penjualan: 5/5.

Baca juga: 9 Proses Rekrutmen yang Efektif untuk Menemukan Talenta

Manfaat Competency Matrix

Selain untuk memetakan karir dari karyawan kamu, masih ada beberapa manfaat matriks kompetensi yang lainnya. Adapun manfaat matriks kompetensi lainnya adalah sebagai berikut.

1. Mengetahui Lebih Detail Kemampuan Karyawan

Matriks kompetensi dapat memberikan data mengenai kemampuan dari setiap karyawan yang ada di perusahaan kamu. Data yang diberikan pun terbilang mendetail karena mencakup banyak kompetensi yang berhubungan dengan posisi pekerjaan di perusahaan. Dengan mengetahui hal tersebut, tentunya kamu bisa membuat banyak keputusan penting, seperti keputusan untuk melakukan rekrutmen atau membuat program pengembangan karyawan.

2. Menemukan Potensi Terpendam Karyawan

Ada kalanya, seorang karyawan tidak mengetahui kemampuan terbaiknya. Dengan menerapkan matriks kompetensi, kamu bisa menemukan potensi terpendam dari karyawan yang bekerja di perusahaan. Dengan begitu, kamu bisa memanfaatkan kemampuan terbaik dari masing-masing karyawan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.

3. Media Negosiasi dengan Klien

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, matriks kompetensi dapat memberikan data mendetail seputar kemampuan karyawan di perusahaan kamu. Hal tersebut bisa kamu gunakan sebagai media negosiasi dengan klien. Untuk menarik minat mereka, kamu bisa menunjukkan data matriks kompetensi dari karyawan kamu yang sangat berkompeten untuk memegang proyek yang sedang ditawarkan. Dengan begitu, proses negosiasi kamu dapat berjalan lebih lancar.

Itulah beberapa informasi mengenai competency matrix yang perlu kamu ketahui. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, competency matrix bisa menjadi bekal penting bagi kamu untuk mengetahui serta mengembangkan kemampuan dari karyawan. Penggunaan competency matrix akan lebih maksimal apabila karyawan yang didapat dari proses perekrutan sudah sangat berkualitas. Buat yang sedang mencari karyawan berkualitas, RecruitFirst bisa membantu kamu.

RecruitFirst adalah perusahaan headhunter dan alih daya (outsourcing) di Indonesia yang telah berpengalaman dalam membantu perusahaan mencari talenta terbaik melalui proses rekrutmen yang efektif.

RecruitFirst dapat membantumu mencari karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, proses yang dilakukan akan berjalan secara fleksibel dan efisien karena RecruitFirst memiliki tim profesional dengan pengalaman yang tinggi. Jadi tunggu apalagi? Bersama dengan RecruitFirst, dapatkan karyawan terbaik untuk perusahaan kamu.

Baca juga: 5 Strategi Pengembangan SDM yang Efektif