Contoh Surat Peringatan Karyawan Tidak Disiplin & Aturannya

Saat seseorang melakukan suatu kesalahan yang bisa berpengaruh pada kinerja karyawan secara keseluruhan, maka pihak perusahaan harus melakukan tindakan yang tepat. Salah satunya, yaitu dengan memberikan surat peringatan kerja.

Surat peringatan ini bisa sangat beragam, mulai dari contoh surat peringatan karyawan tidak disiplin maupun surat peringatan karena target yang tidak tercapai. Namun, surat peringatan tersebut harus dibuat sesuai dengan aturan yang berlaku.

Baca informasi selengkapnya mengenai contoh surat peringatan karyawan tidak disiplin dan aturannya di sini!

Pengertian dan Aturan Surat Peringatan Kerja

Surat peringatan adalah surat pemberitahuan resmi dari pihak perusahaan yang ditujukan kepada karyawan untuk memberikan peringatan atas pelanggaran terhadap peraturan perusahaan yang berlaku. 

Selain itu, surat peringatan adalah bentuk ketegasan perusahaan untuk memberikan efek jera kepada karyawan agar memperbaiki sikap dan tindakannya. Surat peringatan kerja dapat dibedakan atas tiga macam, yaitu surat peringatan 1 (SP 1), surat peringatan 2 (SP 2), dan surat peringatan 3 (SP 3). 

Surat peringatan kerja telah diatur dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 161 tentang Ketenagakerjaan. Melalui aturan tersebut, perusahaan tidak bisa memutuskan hubungan kerja secara sepihak.

Hal ini karena sudah tertulis bahwa jika karyawan melakukan pelanggaran tertentu yang diatur dalam kontrak kerja, maka perusahaan dapat melakukan tindakan pemutusan hubungan kerja (PHK). Namun, PHK dapat dilakukan setelah karyawan tersebut diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.

Surat peringatan kerja tergolong dalam surat resmi dan formal sehingga harus memperhatikan aturan penulisan, seperti pemakaian bahasa baku. Umumnya, surat peringatan berisi judul, nomor, tanggal surat, nama lengkap, dan jabatan karyawan yang bersangkutan.

Selain itu, cantumkan pula alasan dikeluarkannya surat peringatan, perihal surat, nama pembuat, dan tanda tangan pembuat surat secara lengkap.

Ketentuan Pemberian Surat Peringatan Karyawan

Berdasarkan aturan perundang-undangan Ketenagakerjaan yang mengatur tentang pemberian surat peringatan pada karyawan, maka HR harus memperhatikan beberapa hal di bawah ini dalam pembuatan surat peringatan.

• Pemberian surat peringatan hanya dapat dilakukan jika karyawan melakukan kesalahan, terutama pelanggaran poin-poin yang ada dalam surat perjanjian kerja.
• Surat peringatan yang telah dikeluarkan berlaku hingga maksimal 6 bulan.
• Pihak yang mempunyai hak dalam membuat dan memberikan surat peringatan adalah divisi yang mengatur pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) di perusahaan, yaitu HR (Human Resource).

Jika mengacu pada poin ketiga, maka HR pun perlu melakukan pengawasan terhadap karyawan yang bersangkutan. Hal ini bertujuan agar HR dapat mengambil tindakan lebih lanjut yang dirasa perlu apabila karyawan tidak memberikan tanggapan maupun perbaikan yang positif.

Fungsi Surat Peringatan Kerja

Pada dasarnya, surat peringatan berfungsi untuk memberikan teguran atau peringatan kepada karyawan. Misalnya pada contoh surat peringatan karyawan tidak disiplin, maka surat tersebut ditujukan untuk menegur karyawan yang telah melanggar aturan kedisiplinan perusahaan. 

Aturan ini cukup beragam karena bergantung pada masing-masing perusahaan, seperti keterlambatan, ketidakhadiran, maupun pulang lebih awal. Selain itu, surat peringatan juga memiliki fungsi-fungsi lain, seperti berikut ini.

• Meningkatkan Kesadaran. Melalui surat peringatan kerja, perusahaan mengharapkan karyawan bisa menyadari kesalahan yang sudah dilakukan. Dengan begitu, karyawan menjadi lebih berhati-hati dalam bersikap dan bertindak di lingkungan kerja.
• Menegakkan Kedisiplinan. Pemberian surat peringatan adalah sebagai bentuk proses penegakan kedisiplinan di tempat kerja. Melalui surat tersebut, perusahaan berusaha menegaskan pentingnya menaati aturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan.
• Memberikan Pemberitahuan Secara Resmi. Dengan dikeluarkannya surat peringatan, maka pihak perusahaan berusaha memberitahu secara resmi mengenai pelanggaran yang harus segera diperbaiki oleh karyawan.
• Peluang Perbaikan. Selain sebagai bentuk teguran, surat peringatan juga merupakan bentuk kesempatan yang diberikan perusahaan kepada karyawan untuk memperbaiki kesalahan sebelum akhirnya diambil tindakan lebih lanjut.
• Dokumentasi dan Dasar Hukum. Fungsi lainnya dari SP adalah sebagai dokumen resmi yang memuat catatan pelanggaran dan langkah yang sudah diambil pihak perusahaan untuk mengatasi permasalahan yang ada. Hal ini pun bisa menjadi dasar hukum untuk tindakan lebih lanjut.

Baca Juga: Contoh Format Offering Letter yang Baik dan Profesional

Surat Peringatan 1

Umumnya, surat peringatan 1 dikeluarkan sebagai bentuk teguran awal kepada karyawan yang melakukan kesalahan dengan kategori ringan dan masih bisa ditoleransi. Adapun contoh surat peringatan karyawan tidak disiplin 1 adalah sebagai berikut.

Contoh Surat Peringatan Karyawan Tidak Disiplin 1

Yth. Sutrisna

Staf Pemasaran PT Gemilang Sejahtera

di tempat

Surat peringatan ini diterbitkan berdasarkan tindakan pelanggaran kedisiplinan karyawan atas tata tertib yang Saudara Sutrisna lakukan. Kami menghargai dedikasi dan kontribusi yang Anda lakukan terhadap perusahaan.

Namun, kami pun merasa perlu memastikan kedisiplinan karyawan demi menjaga kelancaran operasional perusahaan secara efisien. Berdasarkan catatan kami, Anda sering kali tidak hadir ke kantor tanpa alasan yang jelas selama 1 bulan terakhir.

Pelanggaran kedisiplinan tersebut dapat berdampak negatif terhadap kinerja tim dan menimbulkan gangguan dalam jadwal kerja. Pihak perusahaan mengharapkan segera adanya perbaikan dalam hal ini. Harapannya, Anda dapat lebih memahami pentingnya kedisiplinan untuk mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Jika pelanggaran tata tertib masih terus berlanjut setelah menerima pemberitahuan melalui surat ini, maka akan diambil tindakan lebih lanjut sesuai kebijakan perusahaan. Terima kasih atas perhatian Anda.

Tangerang, 18 Juni 2023

Hendra Setiawan

HR Manager PT Gemilang Sejahtera  

Surat Peringatan 2

Surat peringatan 2 diberikan jika karyawan masih tidak menunjukkan adanya perbaikan diri setelah menerima SP 1. Surat ini berisi pernyataan bahwa karyawan diharapkan segera mengambil tindakan korektif secara kognitif dan cepat.

Perusahaan akan bersikap lebih tegas dengan pemberlakuan sanksi, seperti pemotongan gaji atau insentif. Berikut ini merupakan contoh surat peringatan karyawan tidak disiplin 2.

Contoh Surat Peringatan Karyawan Tidak Disiplin 2 dengan Pemotongan Insentif

Yth. Sutrisna

Staf Pemasaran PT Gemilang Sejahtera

di tempat

Bersama surat peringatan tahap kedua ini, kami menyampaikan bahwa perusahaan telah mencatat beberapa pelanggaran kedisiplinan yang Saudara Sutrisna lakukan secara berturut-turut. Pelanggaran tersebut berupa ketidakhadiran tanpa alasan yang jelas dan kinerja yang sangat buruk selama 3 bulan terakhir.

Meskipun telah diberikan teguran melalui Surat Peringatan 1, Saudara Sutrisna tidak menunjukkan tanggapan dan usaha untuk memperbaiki diri. Atas kesalahan dan pelanggaran yang sudah dilakukan berulang kali serta tidak menunjukkan tindakan perbaikan diri, maka pihak perusahaan menjatuhkan sanksi kepada Anda.

Sanksi tersebut berupa Pemotongan Insentif sebesar 25% dari total insentif bulanan selama 3 bulan berturut-turut. Sanksi ini mulai berlaku dari bulan berikutnya. Dengan diterbitkannya surat peringatan 2 yang disertai sanksi ini, diharapkan Anda untuk menyesali, menyadari, dan mematuhi aturan yang berlaku di PT Gemilang Sejahtera.

Demikian surat ini disampaikan, besar harapan kami agar Anda memperhatikan surat peringatan 2 ini dengan saksama.

Tangerang, 20 Agustus 2023

Hendra Setiawan

HR Manager PT Gemilang Sejahtera  

Baca Juga: Adakah Sanksi Perusahaan Melanggar Jam Kerja? Ini Penjelasannya

Surat Peringatan 3

Surat peringatan 3 adalah penegasan disiplin paling berat, pihak perusahaan menyatakan bahwa karyawan akan menghadapi konsekuensi yang serius. Di bawah ini adalah contoh surat peringatan karyawan tidak disiplin.

Contoh Surat Peringatan Karyawan Tidak Disiplin 3

Yth. Sutrisna

Staf Pemasaran PT Gemilang Sejahtera

di tempat

Bersama surat peringatan tahap ketiga ini, perusahaan memberitahukan keputusan Pemutusan Hubungan Kerja. Keputusan tersebut diambil berdasarkan pelanggaran dan kesalahan yang terus menerus dilakukan oleh Saudara Sutrisna sehingga sudah tidak bisa ditoleransi lagi.

Anda sudah tercatat memiliki ketidakhadiran tanpa keterangan dan alasan yang jelas selama 3 bulan berturut-turut. Selain itu, Saudara Sutrisna tidak memberikan laporan secara benar, tepat, dan lengkap selama periode tersebut.

Demi menjaga keefektifan jalannya perusahaan dan menghindari risiko kerugian, maka kami memutuskan untuk menjatuhkan sanksi Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudara Sutrisna.

Hal-hal yang terkait gaji dan lain sebagainya akan kami berikan pada akhir bulan tanggal 30 Oktober 2023. Demikian surat peringatan ini kami terbitkan agar menjadi perhatian Saudara Sutrisna.

Tangerang, 22 Oktober 2023

Hendra Setiawan

HR Manager PT Gemilang Sejahtera  

Demikian penjelasan mengenai contoh surat peringatan karyawan tidak disiplin beserta aturannya yang berlaku. Contoh surat peringatan karyawan tidak disiplin di atas bisa dijadikan sebagai referensi. Bagi pihak perusahaan, terutama HR memahami pembuatan surat peringatan dan aturannya adalah hal yang penting.

Hal tersebut bisa menjadi cara untuk mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan. Untuk memudahkan proses tersebut, memanfaatkan layanan Outsourcing dari RecruitFirst merupakan solusi yang tepat.

Layanan tersebut akan membantu Anda dalam mengoptimalkan evaluasi kerja karyawan, mulai dari absensi, etika kerja, perpanjangan kontrak, maupun administrasi surat (surat keluar, surat peringatan, dan surat referensi). Dengan sistem yang fleksibel dan cepat, pengelolaan terhadap karyawan bisa dilakukan secara efisien dan komprehensif.

Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut, hubungi kami sekarang juga!

Baca Juga: Mengenal Apa itu Layoff dan Bedanya dengan Pemecatan