Menelusuri Alur Kerja Perusahaan Outsourcing Selama Satu Bulan

Perusahaan outsourcing menawarkan manfaat yang signifikan bagi bisnis dengan memungkinkan mereka untuk fokus pada aktivitas inti mereka tanpa harus disibukkan dengan tugas-tugas administratif seperti perekrutan, manajemen karyawan, dan pemrosesan penggajian. Namun, tahukah Anda bagaimana cara kerja perusahaan outsourcing setiap bulannya untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar? Berikut adalah alur kerja perusahaan outsourcing setiap bulannya.

1. Setelah Perjanjian dengan Klien

Setelah kesepakatan antara perusahaan outsourcing dan klien tercapai, alur kerja pun dimulai. Ini mencakup beberapa langkah utama seperti pencarian, perekrutan, dan penawaran pekerjaan.

2. Mengumpulkan Dokumen

Setelah kandidat menyetujui tawaran pekerjaan, perusahaan outsourcing mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan. Dokumen-dokumen ini termasuk identifikasi pribadi, surat lamaran, ijazah, dan dokumen pendukung lainnya.

3. Orientasi (Onboarding) 

Tahap orientasi (onboarding) dilakukan untuk mempersiapkan karyawan baru untuk menjalankan perannya. Karyawan akan menerima orientasi tentang peran dan tanggung jawab mereka di perusahaan klien.

4. Penandatanganan Kontrak

Pada tahap ini, karyawan dan perusahaan outsourcing menandatangani kontrak kerja. Kontrak ini mencakup segala sesuatu yang berkaitan dengan hak dan kewajiban kedua belah pihak.

5. Pendaftaran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan

Perusahaan outsourcing bertanggung jawab untuk mendaftarkan karyawannya ke BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Hal ini untuk memastikan karyawan mendapatkan perlindungan sosial dan kesehatan yang memadai.

6. Perhitungan Gaji dan Konfirmasi Klien

Setelah menyelesaikan semua proses administratif, perusahaan outsourcing menunggu hingga tanggal cut-off untuk memulai perhitungan gaji. Pada tanggal tersebut, perusahaan mengumpulkan data kehadiran karyawan dan membuat timesheet yang mencakup rincian jam kerja dan kehadiran. Berdasarkan data ini, perusahaan menghitung gaji, tunjangan, dan kompensasi lain yang berhak diterima oleh karyawan. Setelah perhitungan selesai, perusahaan mengirimkan hasilnya kepada klien untuk konfirmasi.

7. Proses Pembayaran Gaji

Setelah klien mengonfirmasi perhitungan gaji, perusahaan outsourcing melanjutkan dengan proses pembayaran gaji. Ini melibatkan persiapan dana yang diperlukan, verifikasi akurasi rincian gaji, dan melakukan transfer bank ke rekening karyawan. Perusahaan memastikan bahwa semua pembayaran dilakukan tepat waktu dan memberikan slip gaji yang rinci kepada karyawan. Setiap ketidaksesuaian segera diselidiki, dan semua transaksi didokumentasikan serta diarsipkan untuk referensi di kemudian hari.

8. Penagihan kepada Klien

Setelah pembayaran gaji dilakukan, perusahaan outsourcing menyiapkan faktur terperinci yang mencakup total biaya gaji dan biaya layanan tambahan. Faktur tersebut ditinjau untuk memastikan keakuratannya sebelum dikirimkan kepada klien. Perusahaan mengikuti dengan klien untuk mengonfirmasi penerimaan dan menjawab pertanyaan apa pun guna memastikan pembayaran tepat waktu. Status pembayaran dipantau secara ketat, dan semua catatan penagihan direkonsiliasi serta diarsipkan untuk keperluan audit keuangan.

9. Pelaporan PPh 21

Terakhir, perusahaan outsourcing melaporkan dan membayarkan PPh 21 (pajak penghasilan) untuk semua karyawan sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku.

Untuk diketahui, melalui semua tahapan tersebut, tidak jarang talenta yang disediakan belum dikonfirmasi oleh klien. Menyikapi hal tersebut, perusahaan outsourcing umumnya menghormati keputusan klien dan tetap menjalankan tugasnya untuk kandidat atau karyawan lain.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan outsourcing memastikan bahwa setiap karyawan menerima hak mereka tepat waktu dan sesuai dengan peraturan. Selain itu, mereka menjaga hubungan baik dengan klien dengan menghormati setiap keputusan yang dibuat oleh klien.

Gunakan Layanan Outsourcing dari RecruitFirst

Jika Anda ingin fokus mengembangkan bisnis Anda tanpa terbebani dengan kerumitan administrasi dan manajemen karyawan, menggunakan jasa outsourcing dari RecruitFirst Indonesia adalah solusi yang tepat. Kami memiliki pengalaman dan keahlian dalam mengelola seluruh proses rekrutmen dan administrasi karyawan, sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal yang penting bagi bisnis Anda. Hubungi kami untuk merasakan manfaat dari kemitraan yang profesional dan efisien!