Panduan Lengkap Apa itu HRIS dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Sudahkah perusahaan kamu menggunakan Human Resource Information System (HRIS) untuk manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)? Mungkin kamu belum familier dan masih bertanya-tanya apa itu HRIS. Faktanya, HRIS merupakan teknologi yang bisa membantu kamu dalam mengelola SDM perusahaan. Sayangnya, masih banyak perusahaan Indonesia yang belum mengetahui HRIS terlepas dari keuntungannya tersebut.

Jangan khawatir kalau kamu belum mengenal HRIS. RecruitFirst akan memberikan panduan lengkap mengenai HRIS dan manfaatnya untuk perusahaan kamu. Yuk, simak penjelasannya sampai selesai!

Apa Itu HRIS?

HRIS atau (Human Resources Information System), atau juga biasa disebut Human Capital Management (HCM), adalah sistem yang berguna untuk mengelola data SDM dalam sebuah perusahaan. HRIS mencakup berbagai fungsi yang berkaitan dengan pengelolaan SDM, mulai dari manajemen karyawan, gaji dan tunjangan, pelatihan dan pengembangan, kesehatan dan keselamatan kerja, dan masih banyak lagi.

HRIS dapat membantu perusahaan dalam mengelola SDM dengan lebih efisien. Proses yang biasanya dilakukan secara manual kini dijalankan secara otomatis sehingga mempercepat waktu pengerjaan dan mengurangi biaya administrasi.

Manfaat HRIS bagi Perusahaan

Secara umum, HRIS bertujuan untuk membantu tugas human resource management (HRM), mulai dari pengajuan cuti, pengisian absensi, hingga mempermudah proses penggajian.

Selain keuntungan-keuntungan tersebut, berikut adalah manfaat penggunaan HRIS bagi perusahaan:

1. Menjaga Keamanan Data Karyawan

Software HRIS dilengkapi dengan teknologi keamanan sehingga data karyawan yang tersimpan di dalamnya hanya bisa diakses oleh orang yang bersangkutan. Kamu pun bisa memasang sistem keamanan seperti password atau autentikasi serta mengatur siapa saja orang yang bisa melihatnya. Masalah kebocoran data pun bisa dihindari dengan menggunakan HRIS. Selain itu, data juga tidak mudah hilang karena bisa di-backup.

2. Memantau Kinerja Karyawan

Aplikasi HRIS juga berguna untuk memantau kinerja dan performa karyawan. Kamu bisa melacak timesheet dan menetapkan KPI sebagai tolok ukur pencapaian yang mereka lakukan. Proses evaluasi karyawan berjalan lebih mudah berkat HRIS. Kamu dan karyawan juga bisa mewujudkan transparansi data.

3. Menghemat Biaya Operasional

Beberapa biaya operasional seperti penggunaan kertas atau tools yang dinilai kurang efisien bisa diatasi dengan HRIS. Tidak hanya biaya, HRIS juga bisa menghemat waktu kerja karena beberapa prosesnya dilakukan secara otomatis. Kamu juga bisa mengurangi biaya operasional yang terkait dengan keamanan dan keselamatan data berkat HRIS.

4. Merampingkan Proses Rekrutmen

HRIS tidak hanya dibuat untuk untuk karyawan yang sedang bekerja saja. Proses rekrutmen karyawan baru pun menjadi lebih sederhana apabila menggunakan HRIS. Kamu bisa melakukan otomatisasi dalam mengecek CV dan surat lamaran kandidat sehingga mengurangi waktu untuk kandidat yang kurang potensial. Proses rekrutmen yang sederhana dan ramping tentu berdampak besar pada efektivitas perusahaan dalam jangka panjang. Kalau kamu ingin mengetahui proses rekrutmen yang efektif, kamu bisa membaca artikel berikut ini: Bagaimana Proses Rekrutmen yang Efektif?

5. Mengotomatiskan Pekerjaan Berulang

HRIS merupakan sistem sehingga pekerjaan yang dilakukan berulang kali bisa dilakukan secara otomatis. Contoh paling sederhana adalah merekapitulasi data kehadiran karyawan setiap harinya. HRIS akan memberikan data kehadiran karyawan yang lengkap dalam satu database sehingga kamu hanya perlu mengeceknya.

6. Mengurangi Human Error

Tidak jarang terjadi kesalahan dalam proses penghitungan pajak penghasilan dan gaji karyawan sehingga berdampak buruk pada keuangan perusahaan. HRIS mengurangi kesalahan tersebut karena melakukan penghitungan secara otomatis dan menggunakan formula yang telah diprogram sebelumnya. Performa dan kualitas perusahaan pun meningkat sejak menggunakan HRIS.

7. Memberikan Fleksibilitas dalam Mengakses Data

HRIS memberikan kemudahan dan fleksibilitas dalam mengakses informasi. Karyawan selain di bidang SDM bisa memiliki akses data yang diperlukan kapan pun dan di mana pun. Tentu saja kamu harus menggunakan HRIS yang terhubung secara online dan menerapkan sistem cloud. Manfaat ini tentu memberikan kemudahan pada manajer dalam melakukan kontrol dan pemeriksaan data.

8. Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Proses kerja HRIS yang fleksibel dan efektif tentu akan membuat karyawan lebih puas dalam melakukan pekerjaannya. Mereka tidak perlu lagi direpotkan dengan kesalahan dan pekerjaan yang berulang. Performa kerja mereka juga meningkat sehingga memberikan hasil pekerjaan yang lebih maksimal.

9. Meningkatkan Komunikasi antara Manajemen dan Karyawan

Aplikasi HRIS berperan penting dalam meningkatkan komunikasi antara manajemen dan karyawan. Melalui HRIS, informasi terkait kebijakan perusahaan, pembaruan organisasional, atau perubahan prosedur dapat diakses secara mudah dan cepat oleh seluruh karyawan. Fitur pemberitahuan otomatis memastikan bahwa setiap karyawan mendapatkan informasi terbaru secara real-time, mengurangi potensi ketidakjelasan dan kesalahpahaman.

Selain itu, HRIS memfasilitasi komunikasi dua arah, memungkinkan karyawan memberikan umpan balik, bertanya, atau menyampaikan kekhawatiran melalui platform yang terintegrasi.

Cara Menerapkan HRIS pada Perusahaan dengan Baik

Manfaat HRIS di atas ternyata sangat besar, bukan? Inilah sebabnya perusahaan perlu bertransformasi dari metode pekerjaan manual dengan menggunakan HRIS. Tentu kamu harus menerapkan HRIS yang tepat agar merasakan manfaat di atas lebih maksimal dan sukses. Berikut langkah yang perlu kamu coba.

1. Mempersiapkan Sumber Daya Manusia (SDM)

SDM merupakan komponen terpenting dalam penerapan HRIS. HRIS justru tidak akan berguna jika tidak ada SDM yang mengoperasikannya. Untuk itu, persiapkan SDM kamu dengan mengadakan pertemuan atau pelatihan program HRIS yang baru. Mereka akan memiliki bekal dalam mengoperasikan HRIS secara efektif. Kamu juga bisa melibatkan karyawan yang sudah paham dengan HRIS untuk membantu karyawan lain yang masih kesulitan.

2. Penggunaan Teknologi yang Kompeten

Teknologi juga memegang peran penting dalam pelaksanaan kerja yang optimal. Untuk menunjang berjalannya HRIS di perusahaan, dibutuhkan infrastruktur teknologi yang kompeten. Teknologi yang kompeten mampu memaksimalkan kerja program sistem HRIS di perusahaan. Contohnya, teknologi komputasi awan atau cloud yang efektif menyimpan data secara digital dengan server virtual.

Ketika sistem ini sudah diimplementasikan pada perusahaan, data yang tersimpan haruslah dijaga dengan baik oleh karyawan yang menjalankannya. Tidak peduli seberapa canggih teknologi dan sistem yang digunakan, peran SDM dalam menjaga data perusahaan sangatlah penting. Karyawan harus berintegritas yang tinggi dalam menjalankan sistem ini agar sesuai dengan tujuan perusahaan.

3. Mempertahankan Kualitas Teknologi yang Digunakan

Kunci sukses penerapan HRIS yang terakhir adalah mempertahankan kualitas teknologi yang digunakan. Teknologi akan selalu mengalami pembaruan. Oleh karena itu, adaptasi dibutuhkan agar perusahaan bisa berkembang mengikuti perubahan yang berlaku. Sistem HRIS harus selalu diperbarui secara berkala dan dikembangkan untuk menjaga kualitas teknologi serta tidak mengganggu jalannya aktivitas perusahaan.

Dalam pengimplementasian sistem HRIS, penerimaan terhadap program secara penuh sangatlah dibutuhkan. SDM perusahaan harus memahami manfaat yang dirasakan sebelum dan sesudah penerapan sistem HRIS. 

SDM yang kompeten, teknologi yang optimal, menjaga rahasia perusahaan, serta mempertahankan kualitas teknologi dalam pengelolaan HRIS akan memaksimalkan kinerja karyawan dan efisiensi pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Setelah memahami apa itu HRIS serta manfaatnya, pasti kamu tertarik untuk menggunakan sistem ini. Tidak perlu bingung mencari HRIS yang tepat karena kamu bisa mengandalkan RecruitFirst. Fitur iHRS dapat membantu perusahaan dalam menyimpan, mengelola, dan melacak data karyawan secara terpusat dalam database yang aman. Perusahaan pun bisa meningkatkan kualitas kinerja karyawan dan efisiensi pengambilan keputusan dalam sebuah perusahaan dengan iHRS.

Ayo, gunakan RecruitFirst untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi kerja perusahaan sekarang juga. Hubungi kami untuk menggunakan layanan RecruitFirst dan nikmati manfaat dari iHRS sekarang juga!