Apa itu KPI Karyawan dan Cara Menyusunnya dengan Tepat

Jika kamu adalah seorang perekrut atau pemilik bisnis sebuah perusahaan, tentunya kamu harus memahami apa itu KPI karyawan dan bagaimana cara menyusunnya. KPI yang disusun dengan baik akan sangat membantu keselarasan perusahaan dan seluruh karyawan untuk mencapai tujuan bersama. Namun, jika tidak dilakukan dengan benar, bisnis perusahaanmu tidak berjalan lancar, bahkan dapat terjadi pailit.

Dalam artikel ini, kami akan memberikan penjelasan lengkap tentang definisi, jenis, hingga cara membuat KPI untuk karyawan yang efektif dan tepat. Mari kita simak bersama ulasan lengkapnya di bawah ini, ya!

Apa yang Dimaksud dengan KPI Karyawan?

Key Performance Indicator (KPI) merupakan serangkaian pengukuran kuantitatif yang biasa digunakan untuk melihat performa jangka panjang sebuah perusahaan. Tidak hanya itu, KPI juga dapat digunakan untuk mengukur banyak aspek dalam bisnis. Mulai dari penjualan, produksi, kinerja karyawan, cash flow, hingga margin usaha.

Baca Juga: 8 Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja Karyawan

Dalam aspek karyawan, KPI berfungsi sebagai metrik yang melacak kemampuan karyawan untuk mencapai target yang telah ditentukan oleh perusahaan, termasuk dampak yang dihasilkan karyawan tersebut pada tujuan perusahaan. Perusahaan yang memiliki serangkaian KPI karyawan dapat memacu performa karyawan dan meningkatkan margin profit, serta metrik finansial lainnya. 

KPI karyawan juga sangat berguna untuk memberikan karyawan pertanggungjawaban atas pekerjaan, menyediakan pengecekan ‘kesehatan’ perusahaan, membantu perusahaan melakukan penyesuaian, hingga mengarahkan seluruh karyawan untuk bergerak menuju tujuan yang sama.

Apa Saja Jenis-Jenis KPI bagi Karyawan?

Pada umumnya, Key Performance Indicators dapat dibedakan menjadi dua jenis yakni KPI financial dan non-financial. Berikut adalah pembahasan lebih lanjut mengenai kedua jenis ini:

1. KPI Financial

KPI financial mengacu pada indikator kerja utama yang berkaitan dengan keuangan. Beberapa contoh dari KPI ini di antaranya adalah sebagai berikut:

a. KPI Laba Bersih (Net Profit)

KPI yang mengukur jumlah uang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan dan biaya-biaya bisnis lainnya seperti pajak dan biaya bunga.

b. KPI Laba Kotor (Gross Profit)

KPI yang berdasarkan atas perhitungan keuangan pendapatan yang tersisa setelah dikurangi harga pokok penjualan.

c. KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin)

Pengukuran nilai persentase yang diperoleh dari pembagian laba kotor dengan pendapatan.

d. KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin)

Merupakan KPI yang akan mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan dari pendapatannya.

e. KPI Rasio Lancar (Current Ratio)

KPI yang mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar (current assets) dengan kewajiban lancar (current liabilities)

2. KPI Non-FInancial

KPI non-financial adalah KPI yang berkaitan dengan pelanggan, dan secara tidak langsung akan memengaruhi keuangan suatu perusahaan. Beberapa contoh KPI non-financial di antaranya sebagai berikut:

a. Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio)

KPI ini mengukur jumlah pelanggan yang kembali bertransaksi dibandingkan dengan jumlah pelanggan baru. Makin tinggi rasio ini, makin baik karena menunjukkan loyalitas pelanggan yang tinggi.

b. Matrik Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction Metrics)

KPI ini melibatkan pengukuran kepuasan pelanggan melalui survei, umpan balik, atau evaluasi lainnya. KPI ini memberikan wawasan tentang sejauh mana kepuasan pelanggan terpenuhi dan membantu perusahaan meningkatkan kualitas produk atau layanan.

c. Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)

KPI ini bertujuan untuk mengukur jumlah karyawan yang meninggalkan perusahaan dalam periode waktu tertentu. Tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi dapat menunjukkan masalah pada perusahaan, seperti tingkat kepuasan karyawan yang rendah atau manajemen yang buruk.

d. Pangsa Pasar (Market Share)

KPI ini mengukur persentase pasar yang dikuasai oleh suatu perusahaan dalam industri tertentu. Pangsa pasar yang tinggi akan menunjukkan posisi yang kuat di pasar dan memengaruhi pertumbuhan dan keuntungan jangka panjang perusahaan.

Apa Saja Manfaat Menerapkan KPI Karyawan bagi Bisnis Saya?

Data hasil analisis KPI karyawan memberikan banyak manfaat kepada bisnis. Memahami peran penting yang diberikan oleh KPI akan membantu perusahaanmu mengetahui apa saja yang perlu ditingkatkan dan diperbaiki. Berikut adalah tiga manfaat utama jika sebuah bisnis menerapkan KPI karyawan, yakni:

1. Komunikasi yang Lebih Baik dengan Karyawan

Kinerja karyawan dapat didorong oleh tujuan spesifik yang ditetapkan oleh perusahaan. Kamu dapat menggunakan KPI untuk mengomunikasikan kebutuhan perusahaan, nilai serta jadwal yang harus terpenuhi kepada karyawan, agar mereka dapat melaksanakannya dengan optimal. Hal ini juga termasuk menetapkan tujuan spesifik mengenai berapa banyak waktu yang dimiliki oleh karyawan tersebut untuk menyelesaikan beberapa tugas sesuai tanggung jawabnya.

2. Pengetahuan Lebih Mendalam Tentang Performa Proyek

Proses bisnis di perusahaan seringkali mencakup implementasi proyek yang berhubungan dengan klien. Misalnya, proyek yang dikerjakan tim pemasaran perusahaanmu untuk meningkatkan visibilitas merek. KPI dapat membantu perusahaanmu untuk merencanakan tujuan-tujuan utama setiap departemen menjadi kegiatan yang dapat ditelaah secara mudah. Tidak hanya itu, nilai-nilai pada KPI akan membantu perusahaanmu menentukan area mana saja yang memerlukan perbaikan.

3. Indikator Kebutuhan untuk Pelatihan

Karyawan-karyawan yang ada di dalam organisasimu tentu hanya dapat melakukan tugas yang diberikan jika mereka memiliki keahliannya. Jika mereka tidak memiliki kemampuan atau keterampilan khusus yang dibutuhkan seiring berkembangnya kemajuan industri, maka mereka tidak akan dapat bekerja dengan baik. Kamu dapat menggunakan KPI untuk mendeteksi pola masalah dalam kinerja karyawan yang perlu dilatih kembali. Kemudian, KPI tersebut dapat menjadi tolok ukur kinerja sebelum dan sesudah karyawan tersebut diberikan pelatihan.

Baca Juga: Tidak Hanya Meningkatkan Produktivitas, Temukan 8 Manfaat Pengembangan SDM bagi Bisnis Kamu

Bagaimana Cara Membuat KPI Karyawan yang Efektif?

Menetapkan target KPI merupakan langkah penting dalam evaluasi karyawan. Target ini dapat membantu tim manajemen bisnis untuk memberikan kejelasan dan motivasi kepada karyawan, menyelaraskan kinerja individu dengan tujuan organisasi, dan memberikan dasar untuk mengukur kinerja karyawan dan kemajuan yang telah dicapai.

Berikut ini adalah lima cara membuat KPI karyawan yang efektif untuk bisnis perusahaanmu, yaitu:

1. Susun Target KPI dengan Metode S.M.A.R.T. 

Target yang disusun harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat dengan waktu (S.M.A.R.T.). Hal ini berhubungan dengan bagaimana KPI harus dibuat secara ringkas, dapat dikuru secara objektif, selaras dengan tujuan organisasi, dan memiliki waktu penyelesaian yang spesifik.

2. Analisis Performa Karyawan Saat Ini

Sebelum menetapkan target yang tepat, kamu harus mengetahui juga mengenai kinerja rata-rata karyawan paling tidak satu tahun ke belakang (pertumbuhan, penurunan, dan performa lainnya). Analisa performa tersebut, dan pastikan kamu mengetahui secara garis besar faktor penyebab dari setiap perubahan-perubahan yang signifikan terhadap KPI tersebut. Kemudian, buatlah KPI yang membangkitkan motivasi karyawanmu, tetapi tetap realistis untuk dicapai.

3. Berkolaborasilah dengan Karyawanmu

Selama proses penetapan target, karyawan perusahaanmu harus dilibatkan secara langsung. Hal ini agar tercipta sesi brainstorming yang memacu ide dan saran dari karyawan, sehingga meningkatkan dukungan penuh, dan keterlibatan yang baik.

4. Selaraskan Target KPI dengan Tujuan Bisnismu

Target KPI harus selaras dengan tujuan dan sasaran bisnis yang telah kamu bangun. KPI ini akan membantu memastikan bahwa karyawan tetapi bekerja menuju tujuan yang sama dengan bisnis perusahaan. Di sisi lain, karyawan juga akan merasa dihargai karena dapat menyumbangkan kontribusi positifnya untuk pertumbuhan bisnis secara nyata.

5. Komunikasikan KPI Tersebut dengan Jelas

Target harus dikomunikasikan secara jelas kepada seluruh karyawan yang terlibat. Hal ini juga berkaitan dengan bagaimana karyawan akan memahami secara jelas tentang apa yang diharapkan perusahaan dari mereka dan bagaimana kinerja mereka akan diukur. Informasi ini wajib untuk dituliskan dalam dokumen bersama, dan idealnya karyawan juga diberikan akses untuk melacak sendiri kemajuan KPI yang telah ia capai.

Itulah penjelasan lengkap mengenai KPI yang dapat menjadi referensi perusahaanmu ketika menyusun penilaian-penilaian kinerja karyawan. Penyusunan KPI idealnya adalah tanggung jawab karyawan jajaran manajerial, karena mereka mengetahui aspek-aspek terpenting dalam departemennya. Namun, tim HR dan bahkan karyawan itu sendiri harus ikut serta menyusun dan familier dengan KPI. Hal ini dikarenakan mereka juga memiliki andil besar dalam proses evaluasi kinerja.

Namun, jika kamu masih ragu tentang bagaimana cara menyusun KPI yang tepat untuk karyawan lama maupun baru dan apa saja yang harus tercantum di dalamnya, kamu bisa menggunakan jasa konsultasi kepegawaian dari RecruitFirst. Selain itu, kami juga menyediakan solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah rekrutmen Anda, mulai dari perencanaan tenaga kerja, kustomisasi penilaian proses rekrutmen, onboarding dan offboarding, negosiasi kontrak, hingga layanan penggajian. 

Hubungi kami segera dan kembangkan bisnismu bersama RecruitFirst!

Pertanyaan Umum tentang Apa itu KPI Karyawan

Apa ciri ciri utama KPI yang baik?

Ada beberapa ciri utama KPI yang baik, yaitu:

• Specific (Spesifik): KPI harus spesifik dan jelas.
• Measurable (Terukur): KPI harus dapat diukur secara kuantitatif.
• Attainable (Bisa Dicapai): KPI harus dapat dicapai, tetapi juga menantang.
• Relevant (Relevan): KPI harus relevan dengan tujuan dan strategi Anda.
• Time-bound (Tetap Waktu): KPI harus memiliki jangka waktu tertentu.

Dengan mengikuti kriteria-kriteria ini, Anda dapat memastikan bahwa KPI Anda efektif dalam membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Apakah KPI setiap perusahaan itu sama?

Tidak, KPI setiap perusahaan tidak sama. KPI setiap perusahaan harus disesuaikan dengan tujuan dan strategi perusahaan tersebut.

Berdasarkan tujuan dan strateginya, perusahaan dapat memilih KPI yang sesuai. Misalnya, perusahaan yang ingin meningkatkan pendapatannya dapat menetapkan KPI pendapatan atau laba. Perusahaan yang ingin meningkatkan kepuasan pelanggannya dapat menetapkan KPI kepuasan pelanggan atau Net Promoter Score (NPS).