Reimburse adalah salah satu hal yang sangat penting dalam menjaga kepuasan karyawan. Praktik penggantian biaya yang transparan menunjukkan bahwa perusahaan menghargai kontribusi yang dilakukan oleh karyawan. Lantas, apa itu reimburse? Bagaimana cara menerapkan sistem reimburse yang baik di perusahaan? Simak artikel berikut ini untuk menemukan jawabannya!
Apa Itu Reimburse?
Reimburse atau reimbursement merupakan sistem penggantian dana yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengganti biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan atau biaya operasional bisnis. Biasanya, reimbursement berkaitan erat dengan biaya perjalanan bisnis, contohnya transportasi, penginapan, dan makanan.
Singkatnya, reimburse adalah tindakan pengembalian sejumlah uang kepada karyawan yang telah mengeluarkan dana pribadi. Perlu diperhatikan bahwa tidak semua pengeluaran dapat dimasukkan ke dalam kategori reimburse. Perusahaan hanya akan mengganti biaya yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan dan memiliki bukti pembayaran yang sah.
Lantas, apa tujuan reimburse? Penggantian biaya bertujuan untuk memudahkan administrasi dan penyelesaian transaksi terkait pekerjaan. Proses penggantian biaya yang efisien dan transparan akan memberikan kepuasan bagi perusahaan maupun karyawan.
Human Resource (HR) dan departemen keuangan harus memastikan keakuratan dan akuntabilitas setiap pengelolaan transaksi biaya penggantian. Tujuannya yakni agar tidak terjadi kesalahan dalam penghitungan dan pembayaran biaya penggantian yang bisa berdampak pada ketidakpuasan karyawan.
Jenis-jenis Reimburse
Ada tiga jenis reimburse yang digunakan untuk keperluan yang berbeda. Berikut ini adalah jenis reimbursement yang sering dipraktikkan di perusahaan.
1. Reimbursement Taxes
Sesuai istilahnya, jenis reimbursement ini digunakan untuk pembayaran pajak. Sebagian pajak penghasilan akan dipotong sebelum gaji dibayarkan karyawan berdasarkan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku. Karyawan dapat mengajukan reimbursement pada perusahaan atau HRD jika mereka sudah membayar pajak.
2. Reimbursement Legal
Jenis reimbursement ini juga dikenal sebagai reimbursement tunjangan. Reimbursement legal merupakan pembayaran pengganti waktu dan uang yang digunakan pada prospek dan perkembangan bisnis.
3. Reimbursement Insurance
Terakhir, ada jenis reimbursement insurance yang biasa digunakan dalam dunia asuransi. Pemegang polis bisa mengajukan reimbursement ketika membutuhkan tindakan medis. Dalam kasus ini, pemegang polis tidak sempat menghubungi pihak asuransi sehingga biaya perawatan harus ditanggung sendiri. Setelah membayar biaya perawatan, pemegang polis bisa melakukan pengajuan penggantian biaya kepada perusahaan asuransi.
Biaya yang Bisa Di-Reimburse
Reimbursement alias penggantian biaya merupakan salah satu keuntungan (benefit) yang diberikan kepada karyawan. Namun, jenis pengeluaran yang bisa dikompensasi biasanya ditentukan oleh kebijakan masing-masing perusahaan. Berikut contoh pengeluaran yang bisa diajukan untuk reimbursement:
1. Biaya Bisnis
Biaya bisnis termasuk salah satu jenis pengeluaran yang bisa diajukan untuk reimbursement. Contoh pengeluaran yang termasuk dalam kategori biaya bisnis antara lain penggunaan pulsa pribadi untuk menelepon klien, pembayaran perlengkapan kantor, program pelatihan karyawan, sewa tempat, dan lain-lain. Ketika mengajukan penggantian, kamu harus mencantumkan data yang lengkap, mencakup total biaya yang dikeluarkan, tanggal, serta keterangan pengeluaran.
2. Biaya Perjalanan Bisnis
Karyawan biasanya mendapatkan tugas untuk melakukan perjalanan bisnis, baik di dalam negeri maupun luar negeri. Selama perjalanan bisnis, kamu tentu harus mengeluarkan biaya untuk tiket pesawat, akomodasi, transportasi selama di tempat kerja, dan sebagainya. Kamu bisa mengajukan reimbursement untuk biaya-biaya tersebut jika perusahaan menerapkan kebijakan reimbursement perjalanan bisnis.
Tidak semua perusahaan memberikan jenis penggantian biaya ini. Pasalnya, mereka sudah memberikan tunjangan transportasi sehingga dirasa tidak perlu mengganti biaya perjalanan bisnis.
3. Biaya Kesehatan
Reimbursement untuk biaya kesehatan sering dipraktikkan di banyak perusahaan Indonesia. Contoh pengeluarannya mencakup biaya perawatan kesehatan dan obat-obatan. Ada pula perusahaan yang memberikan reimbursement berupa perawatan gigi atau pembiayaan kacamata. Namun, beberapa perusahaan sudah menyediakan fasilitas kesehatan berupa tunjangan BPJS sehingga jenis reimbursement ini tidak perlu diterapkan lagi.
Cara Membuat Sistem Reimbursement yang Baik bagi Perusahaan
Sistem penggantian biaya atau reimbursement tentu harus dibuat secara efektif dan sistematis agar berjalan lancar. Karyawan pun merasa puas apabila perusahaan menerapkan sistem reimbursement yang praktis. Berikut langkah yang perlu dilakukan untuk membuat sistem reimbursement yang baik.
1. Buat Kebijakan Penggantian Biaya yang Jelas
Mulailah dengan menetapkan kebijakan penggantian biaya. Pastikan kamu membuat kebijakan tertulis menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan sampaikan dengan jelas kepada seluruh karyawan perusahaan. Kebijakan tersebut mencakup syarat-syarat, pedoman, dan batas waktu dari tanggal transaksi hingga pengajuan klaim. Buat kebijakan sedetail mungkin dan cantumkan kontak yang bisa dihubungi apabila ada pertanyaan atau masalah.
2. Batasi Jenis Biaya yang Dapat Diklaim Karyawan
Tetapkan aturan jelas tentang jenis pembelian atau biaya yang bisa dianggap sebagai klaim pengeluaran yang sah. Umumnya, penggantian biaya yang sah mencakup transportasi dan akomodasi, perlengkapan kantor, biaya telepon seluler, dan biaya untuk bertemu klien. Tunjangan karyawan juga bisa ditawarkan, tetapi pastikan untuk mengomunikasikan batasannya dengan jelas.
3. Buat Sistem Pengajuan Klaim Penggantian yang Efisien
Sistem pengajuan klaim reimbursement harus dibuat secara sistematis dan efisien demi kenyamanan karyawan. Contoh sistem atau Standard Operational Procedure (SOP) yang bisa kamu terapkan sebagai berikut:
- Karyawan harus mengajukan klaim penggantian biaya mereka dan mengirimkannya ke departemen HRD untuk disetujui.
- Karyawan memberikan informasi yang dibutuhkan saat mengirim klaim, termasuk jumlah total pembelian, tanggal pembelian, nama penjual atau pemasok, dan deskripsi barang yang dibeli.
- Karyawan harus memberikan bukti atau catatan yang mendukung klaim, contohnya tanda terima, faktur, laporan kartu kredit, tiket, dan hal-hal terkait kendaraan.
Kamu perlu membuat sistem database terpusat agar lebih terorganisasi. Sistem ini membantu karyawan untuk mengunggah dan mengirimkan bukti pembayaran dalam bentuk hardcopy atau softcopy. Buatlah sistem yang sederhana dan ramping untuk mempercepat proses pengajuan klaim penggantian biaya.
4. Tetapkan Batas Waktu untuk Pengajuan Klaim
Komunikasikan batas waktu pengajuan klaim penggantian biaya. Pastikan karyawan mematuhi kebijakan reimbursement dengan mengajukan klaim paling lambat seminggu setelah tanggal pembayaran. Bagi karyawan, berikan juga waktu untuk perusahaan dalam meninjau klaim. Pastikan karyawan menyediakan bukti yang lengkap sesuai kebijakan. Perusahaan bisa menghubungi karyawan apabila ada dokumen yang kurang lengkap atau terdapat perbedaan dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
5. Bayar Penggantian dalam Jangka Waktu yang Ditentukan
Pastikan karyawan mengetahui jangka waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk membayar penggantian biaya. Usahakan untuk membayar reimbursement dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Karyawan akan mendapatkan kepastian mengenai kapan mereka akan menerima pembayaran dari perusahaan. Beritahukan juga metode pembayaran yang digunakan, seperti tunai, cek, atau transfer bank.
Kini kamu sudah memahami apa itu reimburse dan bagaimana cara penerapannya yang efektif di perusahaan. Proses reimbursement akan berjalan lebih mudah dan cepat jika menggunakan teknologi. Bukan hanya karyawan yang memperoleh pembayaran penggantian secara cepat dan tepat waktu. Perusahaan pun bisa memantau dan mengelola pengeluaran biaya reimbursement lebih efektif.
Teknologi bermanfaat pula dalam manajemen SDM secara keseluruhan di perusahaan kamu. Oleh karena itu, milikilah platform manajemen karyawan terbaik dari RecruitFirst yang memiliki banyak fitur dan keunggulan. Salah satunya adalah fitur iHRS yang bisa membantu perusahaan untuk menyimpan, mengelola, dan melacak semua data karyawan dalam perangkat lunak database yang terpusat.
Jangan ragu untuk mencoba fitur iHRS RecruitFirst sekarang juga! Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut mengenai layanan ini.
Pertanyaan Umum tentang Apa itu Reimburse
Apakah reimbursement termasuk objek pajak?
Reimbursement adalah penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh seseorang atau pihak lain. Dalam konteks pajak, reimbursement dapat dikategorikan sebagai objek pajak jika memenuhi kriteria berikut:
- Reimbursement tersebut merupakan penghasilan bagi penerimanya.
- Reimbursement tersebut merupakan biaya yang dapat dibebankan oleh pemberinya.
Apakah reimbursement dikenakan PPN?
Reimbursement dapat dikenakan PPN jika memenuhi kriteria berikut:
- Reimbursement tersebut merupakan penggantian atas biaya yang telah dikeluarkan oleh penerimanya, dan biaya tersebut merupakan barang kena pajak atau jasa kena pajak.
- Reimbursement tersebut ditagih oleh pemberi jasa kepada penerima jasa.
- Reimbursement tersebut tidak termasuk dalam pengecualian PPN.
Apakah reimbursement dikenakan PPh 21?
Reimbursement dapat dikenakan PPh 21 atau tidak, tergantung pada jenis reimbursement tersebut.
Reimbursement yang dikenakan PPh 21 adalah reimbursement yang merupakan penghasilan bagi pegawai. Reimbursement yang merupakan penghasilan bagi pegawai adalah reimbursement yang memenuhi kriteria berikut:
- Reimbursement tersebut diterima oleh pegawai dalam rangka menjalankan tugas atau fungsinya sebagai pegawai.
- Reimbursement tersebut merupakan biaya yang dapat dibebankan oleh pemberi kerja.
