Kenali Apa Itu Payroll dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Bagi perusahaan, pengelolaan gaji dan tunjangan karyawan bukanlah tugas yang mudah. Terlebih lagi jika perusahaan memiliki banyak karyawan dengan gaji dan tunjangan yang bervariasi. Namun, dengan sistem payroll yang tepat, perusahaan dapat menghemat waktu dan tenaga dalam mengurus penggajian karyawan serta menghindari kesalahan penghitungan gaji yang dapat berdampak negatif pada karyawan dan perusahaan secara keseluruhan. Yuk, mari kita pelajari lebih lanjut tentang apa itu payroll dan manfaatnya bagi perusahaan. 

Mengenal Apa Itu Payroll

Payroll adalah daftar gaji atau upah yang dibayarkan kepada seluruh karyawan dalam satu perusahaan. Istilah ini juga merujuk pada proses penghitungan gaji yang mencakup penambahan dan potongan. Proses payroll meliputi beberapa tahap, mulai dari pengumpulan data karyawan, perhitungan gaji berdasarkan perjanjian kerja yang telah disepakati antara perusahaan dan karyawan, hingga pembayaran gaji tersebut kepada karyawan.

Baca Juga: 5 Cara Menghitung Gaji Karyawan dengan Mudah

Istilah payroll sudah tidak asing didengar dalam perusahaan besar, bahkan menjadi elemen penting dalam manajemen keuangan perusahaan modern. Biasanya, payroll di perusahaan besar dikelola oleh tim Human Resources (HR) dan bekerja sama dengan departemen keuangan. Kendati demikian, sistem payroll juga dikenal di perusahaan kecil atau start up dan langsung ditangani langsung oleh pemilik perusahaan.

Komponen dalam payroll tidak hanya sekadar gaji bersih yang masuk ke rekening karyawan setiap bulannya. Payroll juga mencakup kalkulasi atau penghitungan gaji kotor dengan komponen lain yang terdiri dari upah lembur, bonus atau insentif, potongan iuran asuransi, dan potongan pajak. Semua komponen tersebut tentunya disesuaikan lagi dengan kebijakan penggajian yang berlaku di perusahaanmu.

Proses Payroll dalam Sebuah Perusahaan

Proses payroll terbagi menjadi tiga tahap, yakni pre-payroll, payroll, dan post-payroll. Mari kita lihat alur payroll sampai gaji dibayarkan kepada karyawan dalam penjelasan berikut ini.

1. Pre-Payroll

Dalam tahap pre-payroll, perusahaan menentukan sejumlah kebijakan yang berkaitan dengan proses penggajian. Kebijakan tersebut tidak hanya mencakup gaji bersih yang hendak dibayarkan, tetapi juga tunjangan, cuti, kehadiran (presensi), dan beberapa penambahan serta potongan. Ketentuan yang diatur oleh regulasi perundang-undangan terkait upah juga dihitung dalam tahap ini, contohnya iuran BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, atau PPh 21.

Baca Juga: Cara Menghitung PTKP dengan Mudah serta Besaran Tarifnya

Seluruh data tersebut kemudian direkapitulasi dan dikumpulkan untuk kemudian diolah dalam proses penghitungan gaji. Dalam proses ini, tim HR berdiskusi dengan departemen keuangan dan seluruh manajer mengenai revisi gaji tengah tahun, kehadiran karyawan, jadwal lembur, dan sebagainya. 

Setelahnya, data mengenai penggajian yang telah dikumpulkan divalidasi. Proses validasi berguna untuk memastikan kesesuaian antara gaji yang telah dihitung dengan perjanjian kerja, kebijakan perusahaan, bahkan regulasi perundang-undangan negara. Dalam proses ini, kamu juga perlu memastikan bahwa tidak ada satu pun karyawan aktif yang terlewat dalam daftar pembayaran gaji.

2. Payroll

Berikutnya adalah tahap payroll atau penghitungan gaji yang sebenarnya. Data yang telah dinyatakan valid kemudian dimasukkan ke dalam aplikasi atau software payroll untuk diproses. Hasil penghitungannya berupa gaji bersih setelah penambahan tunjangan serta insentif dan pengurangan pajak serta potongan lain yang diperlukan. Setelah proses payroll selesai, tim HRD perlu kembali memverifikasi data tersebut supaya tidak terjadi kesalahan.

Penghitungan gaji merupakan tahap yang sangat penting dalam pengelolaan gaji karyawan. Oleh karena itu, kamu memerlukan ketelitian dalam proses ini agar tidak terjadi ketidakakuratan dalam pembayaran gaji karyawan. Inilah perlunya sistem payroll otomatis supaya kamu bisa menghitung gaji lebih cepat dan akurat. Kendati demikian, kamu masih perlu memverifikasi manual untuk memastikan keakuratan perhitungan, apalagi terjadi perubahan kebijakan.

3. Post-Payroll

Pada tahap terakhir inilah kamu bisa mulai membayarkan gaji kepada karyawanmu. Sebelum proses pembayaran gaji, kamu perlu bekerja sama lagi dengan departemen keuangan untuk membuat akuntansi penggajian. Gaji merupakan salah satu biaya operasional yang signifikan sehingga harus dilaporkan dalam akuntansi perusahaan.

Setelah mencatat penghitungan gaji, barulah kamu bisa mengeksekusi pembayarannya. Kamu bisa membayar gaji karyawan dalam bentuk tunai, cek, atau mentransfernya ke rekening bank. Pada saat ini, banyak perusahaan Indonesia yang menggunakan metode penggajian melalui transfer bank. Metodenya sederhana, kamu hanya perlu bekerja sama dengan kantor cabang bank yang biasa mengurus penggajian karyawanmu.

Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2 menyatakan bahwa kamu sebagai pemberi kerja harus memberikan bukti pembayaran upah alias slip gaji. Bukti ini memuat rincian gaji yang diterima oleh karyawan pada saat upah dibayarkan. Sebagai bentuk kepatuhan atas peraturan tersebut, kamu perlu memberikan slip gaji secara langsung atau melalui email kepada karyawan.

Slip gaji menjadi bukti transparansi bahwa kamu telah melaksanakan kewajiban pembayaran gaji kepada karyawanmu. Tim keuangan juga bisa memanfaatkan slip gaji sebagai bukti pembayaran yang wajib dicatat dalam pembukuan keuangan.

Manfaat Penerapan Teknologi Payroll bagi Perusahaan

Payroll sejatinya merupakan teknologi karena dijalankan menggunakan sistem aplikasi atau software. Tentu kamu sudah memahami bahwa teknologi membawa manfaat dan kemudahan bagi penggunanya, begitu juga payroll. Lantas, apa manfaatnya jika kamu menerapkan payroll dalam pembayaran gaji? 

1. Mudah Disesuaikan dengan Kebijakan Penggajian Perusahaan

Sistem payroll yang kamu gunakan biasanya berasal dari pihak ketiga. Namun, kamu bisa menyesuaikan sistemnya dengan kebutuhan perusahaan. Contohnya, kamu bisa menambahkan fitur tunjangan peralatan kantor atau insentif bulanan yang belum tentu ada di perusahaan lainnya. Sifatnya yang mudah disesuaikan ini membuat sistem payroll tidak akan mengganggu operasional bisnis sehingga tetap selaras dengan sistem milik perusahaan.

Baca Juga: Pelajari Cara Menghitung Gaji Prorata dengan Mudah

2. Data yang Terintegrasi

Hampir semua sistem payroll memiliki fitur berupa data yang terintegrasi karena disimpan dalam database. Artinya, semua data karyawan yang diperlukan untuk penghitungan payroll bisa kamu temukan di dalam sistem payroll. Data identitas karyawan, presensi, lembur, cuti, insentif, denda, dan data lainnya, semuanya ada dalam sistem payroll sehingga kamu bisa lebih mudah dalam mengelola data karyawan.

3. Proses Penghitungan yang Otomatis

Penghitungan gaji dalam sistem payroll berjalan secara otomatis dan akurat tanpa melupakan setiap komponennya. Hasil penghitungan gajinya juga tepat dan berdasarkan masukan data yang telah diverifikasi kebenarannya. Selain itu, kamu juga bisa mengatur agar pembayaran gaji berjalan tepat waktu, bahkan ketika bukan hari kerja sekalipun.

4. Human-Error dalam Penggajian bisa Dikurangi

Proses payroll yang otomatis tentunya mengurangi human-error dalam penghitungan gaji. Tidak ada lagi kesalahan penghitungan, apalagi jumlah karyawan kamu mencapai ratusan. Data yang dimasukkan ke dalam sistem payroll juga telah diverifikasi kebenarannya sehingga hasilnya lebih tepat dan akurat. Namun, kamu juga perlu melakukan pemantauan untuk mengantisipasi kesalahan akibat permasalahan sistem atau diretas oleh oknum yang tidak bertanggung jawab.

Jadi, apa itu payroll? Singkatnya, payroll adalah teknologi yang memudahkan kamu dalam menghitung dan membayarkan seluruh gaji karyawan di perusahaanmu. Tidak perlu bingung lagi mencari sistem payroll yang tepat karena ada RecruitFirst! Kamu bisa mempercayakan proses penggajian kepada tim kami dari proses penghitungan hingga pembayarannya. Cukup konsultasikan mengenai kebijakan penggajian di perusahaan kamu dan kami akan langsung mengeksekusinya! Ayo, hubungi kami dan gunakan layanan RecruitFirst untuk proses penggajian yang lebih efektif sekarang juga!

Pertanyaan Umum tentang Apa itu Payroll

Payroll terdiri dari apa saja?

Payroll adalah proses bisnis yang melibatkan segala hal yang berhubungan dengan perhitungan gaji karyawan yang dimulai dari perhitungan komponen gaji hingga pembayaran gaji. Komponen payroll dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu komponen tetap dan komponen variabel.

Komponen tetap adalah komponen gaji yang dibayarkan secara rutin kepada karyawan, tanpa memandang kinerja karyawan tersebut. Komponen tetap meliputi:

• Gaji pokok. Gaji pokok adalah komponen gaji utama yang dibayarkan kepada karyawan berdasarkan posisi dan jabatannya.
• Tunjangan. Tunjangan adalah komponen gaji tambahan yang diberikan kepada karyawan, seperti tunjangan kesehatan, tunjangan transportasi, dan tunjangan makan.
• Pajak penghasilan. Pajak penghasilan adalah pajak yang dibayarkan oleh karyawan kepada pemerintah berdasarkan penghasilannya.

Komponen variabel adalah komponen gaji yang dibayarkan kepada karyawan berdasarkan kinerja karyawan tersebut. Komponen variabel meliputi:

• Bonus. Bonus adalah komponen gaji tambahan yang diberikan kepada karyawan berdasarkan kinerjanya, seperti pencapaian target penjualan atau peningkatan produktivitas.
• Komisi. Komisi adalah komponen gaji tambahan yang diberikan kepada karyawan berdasarkan jumlah penjualan yang dilakukannya.
• Insentif. Insentif adalah komponen gaji tambahan yang diberikan kepada karyawan berdasarkan pencapaian suatu target tertentu.

Selain komponen gaji, payroll juga mencakup komponen-komponen lain, seperti:

• Potongan. Potongan adalah komponen gaji yang dipotong dari gaji karyawan, seperti potongan pajak penghasilan, potongan asuransi kesehatan, dan potongan pinjaman karyawan.
• Pembayaran lain-lain. Pembayaran lain-lain adalah pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan, seperti pembayaran THR, pembayaran pesangon, dan pembayaran lembur.

Kenapa perusahaan harus menerapkan sistem payroll?

Perusahaan harus menerapkan sistem payroll karena sistem payroll memiliki banyak manfaat, antara lain:

• Meningkatkan akurasi dan ketepatan perhitungan gaji. Sistem payroll yang terkomputerisasi dapat membantu perusahaan untuk menghitung gaji karyawan secara akurat dan tepat waktu. Hal ini penting untuk memastikan bahwa karyawan menerima gaji yang sesuai dengan haknya.
• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Sistem payroll dapat membantu perusahaan untuk menghemat waktu dan biaya dalam proses perhitungan gaji. Hal ini karena sistem payroll dapat melakukan perhitungan gaji secara otomatis dan akurat.
• Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. Sistem payroll yang transparan dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kepercayaan karyawan. Karyawan dapat melihat secara langsung proses perhitungan gajinya dan memastikan bahwa gaji yang diterimanya sesuai dengan haknya.
• Memudahkan administrasi. Sistem payroll dapat membantu perusahaan untuk memudahkan administrasi payroll, seperti penyimpanan data karyawan dan pembuatan laporan payroll.