Contoh Manpower Planning dan Langkah untuk Menyusunnya

Pernahkah kamu mendengar istilah manpower planning? Jika belum, kamu tidak sendirian. Banyak orang yang masih belum familiar dengan konsep ini. Adapun contoh manpower planning adalah perencanaan kebutuhan rekrutmen di sebuah perusahaan. Perencanaan ini meliputi jumlah, jenis, dan kualitas karyawan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Manpower planning adalah proses yang berkelanjutan dan perlu diperbarui secara berkala. Dengan manpower planning yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki tenaga kerja yang tepat untuk mencapai tujuannya.

Ingin tahu lebih lanjut tentang manpower planning? Artikel ini akan membahas contoh manpower planning dan langkah-langkah untuk menyusunnya dengan lebih detail. Yuk, simak!

Apa itu Manpower Planning?

Manpower planning adalah sebuah proses penting dalam mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia (SDM) di suatu perusahaan. Proses ini berfokus pada perencanaan dan pengelolaan tenaga kerja, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Proses ini penting untuk memastikan kebutuhan SDM terpenuhi dengan tepat.

Tujuan utama manpower planning adalah untuk memastikan perusahaan memiliki tim dengan kualifikasi, jumlah, dan keterampilan yang sesuai dengan kebutuhannya. Hal ini penting untuk mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien. Selain itu, manpower planning juga bermanfaat bagi HRD dalam mengambil keputusan strategis terkait dengan SDM.

Tujuan Manpower Planning

Selain yang telah dijelaskan sebelumnya, ada beberapa tujuan lain dari penerapan contoh manpower planning. Berikut adalah beberapa tujuan dari manpower planning:

• Melalui perencanaan tenaga kerja, perusahaan dapat mengantisipasi kekurangan atau kelebihan karyawan yang dapat memengaruhi kinerja.
• Perencanaan tenaga kerja membantu memastikan adanya SDM berkualitas sesuai dengan kebutuhan posisi yang tersedia.
• Manpower planning dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi dengan optimalisasi penggunaan tenaga kerja yang ada.
• Mendukung perencanaan bisnis dengan mempertimbangkan pertumbuhan, pengembangan produk, dan ekspansi pasar.
• Memperkuat keunggulan kompetitif melalui penjaminan ketersediaan dan penggunaan tenaga kerja yang efektif.

Baca juga: End to End Recruitment: Pengertian dan Tahapannya

Cara Membuat Manpower Planning

Membuat manpower planning merupakan langkah penting dalam strategi manajemen sumber daya manusia. Berikut cara untuk membuat contoh manpower planning yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan tujuan bisnis yang ingin dicapai.

1. Memahami Target dan Tujuan Perusahaan

Langkah pertama dalam membuat manpower planning adalah memahami target dan tujuan perusahaan. Bagian pengelolaan sumber daya manusia (SDM) harus memahami visi dan misi perusahaan. Hal ini berguna untuk mengidentifikasi kemampuan dan kompetensi yang dibutuhkan oleh tenaga kerja dalam mencapai target dan tujuan perusahaan.

2. Menganalisis Tenaga Kerja yang Ada

Setelah memahami target dan tujuan perusahaan, langkah selanjutnya dalam manpower planning adalah menganalisis tenaga kerja yang ada. Dengan begitu, HR dapat membandingkannya dengan target perusahaan. 

Selain itu, informasi penting, seperti jumlah gaji, usia, dan posisi atau tenaga kerja saat ini dapat dikumpulkan untuk mengetahui kesenjangan antara kemampuan dan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan di masa depan. Data yang diperoleh ini juga dapat dimanfaatkan untuk merencanakan program pelatihan karyawan dan peningkatan kompetensi tenaga kerja saat ini.

3. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja

Setelah menganalisis target, tujuan, dan tenaga kerja yang ada langkah selanjutnya adalah menentukan kebutuhan tenaga kerja. Tim HR perlu memeriksa apakah jumlah tenaga kerja saat ini sudah sesuai dengan tujuan perusahaan atau apakah perlu penambahan. 

Selain itu, pertimbangkan juga apakah tenaga kerja yang ada dapat ditingkatkan kinerjanya atau diperlukan tenaga kerja dengan keahlian khusus untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan langkah ini, HR dapat menentukan kebutuhan tenaga kerja yang optimal sesuai dengan kebutuhan.

4. Membuat Kesepakatan Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja

Setelah mengevaluasi kebutuhan tenaga kerja, tim HR bekerja sama dengan para pimpinan dalam bisnis untuk merumuskan rencana kebutuhan tenaga kerja dalam satu tahun ke depan. Rencana ini mencakup estimasi biaya rekrutmen dan upah dengan mempertimbangkan kenaikan gaji tahunan. Selain itu, rencana ini juga mencakup kenaikan jabatan, rotasi jabatan, dan strategi pengisian posisi kosong akibat kepergian tenaga kerja sebelumnya.

Baca juga: Komunikasi Internal dalam Perusahaan dan Manfaatnya

5. Menyusun Kerangka Program Perencanaan Tenaga Kerja

Setelah menentukan jumlah karyawan yang diperlukan, HR perlu membuat program untuk memenuhi kebutuhan tersebut dengan memperhatikan anggaran. Program ini dapat berupa mencari karyawan baru, memindahkan karyawan yang ada ke posisi lain, memberikan pelatihan, dan mungkin pensiun dini jika analisis menunjukkan adanya kelebihan tenaga kerja.

6. Menentukan Metode Rekrutmen

Setelah menyusun program perencanaan tenaga kerja, langkah selanjutnya adalah mengisi kebutuhan karyawan baru melalui rekrutmen. Pada tahap ini, Tim HR akan memilih strategi rekrutmen yang paling sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja, seperti memanfaatkan referensi dari karyawan internal, membuka situs lowongan kerja, atau menggunakan jasa agen pencari bakat.

7. Menyusun Program Pelatihan Karyawan

HR perlu membuat program pelatihan karyawan agar mereka bisa mengatasi perbedaan dalam kemampuan atau keahlian. Dengan pelatihan ini, karyawan dapat meningkatkan kemampuan dan pengalaman mereka yang tentunya akan memperbaiki kinerja serta memberi dampak positif pada perusahaan.

8. Melakukan Evaluasi Perencanaan Tenaga Kerja

Setelah menyusun program pelatihan, HR perlu mengevaluasi apakah rencana tenaga kerja yang telah dijalankan berhasil atau tidak. Mereka juga harus memeriksa apakah target dan tujuan perusahaan tercapai melalui rencana tersebut. Hasil evaluasi ini akan menentukan apakah rencana tenaga kerja sudah efektif atau perlu diperbaiki.

Contoh Manpower Planning

Berikut adalah contoh manpower planning di sebuah perusahaan dengan 100 karyawan di divisi IT melalui tahapan yang telah dijelaskan sebelumnya.

• Identifikasi kebutuhan tenaga kerja: HR menganalisis kebutuhan tenaga kerja IT, termasuk jenis pekerjaan dan jumlah karyawan yang diperlukan untuk proyek.
• Evaluasi tim saat ini: Profil karyawan dievaluasi untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan tim serta kesenjangan keterampilan yang perlu diatasi.
• Proyeksi kebutuhan masa depan: HR memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja di masa depan dengan mempertimbangkan tren bisnis dan teknologi.
• Perumusan rencana tindakan: HR merancang rencana tindakan, seperti rekrutmen dan pelatihan dengan mempertimbangkan anggaran dan jadwal pelaksanaan.

Setelah melewati tahapan tersebut, HR kemudian menyusun dokumen yang mencakup kebutuhan tenaga kerja di divisi IT, profil tenaga kerja saat ini, proyeksi kebutuhan di masa depan, dan rencana tindakan. Dokumen ini membantu divisi IT untuk memiliki tenaga kerja yang cukup dan berkualitas.

Setelah analisis dilakukan, HRD menemukan bahwa divisi IT membutuhkan tambahan 5 karyawan untuk memenuhi posisi sebagai software engineer. Lalu, HR mulai merekrut kandidat melalui job portal dan melakukan onboarding. 

Setelah onboarding, evaluasi menunjukkan bahwa dengan penambahan 5 karyawan baru, kinerja divisi IT jadi meningkat. Ini menunjukkan keberhasilan manpower planning. Kemudian,  HRD menyusun evaluasi berikutnya untuk memastikan rencana manpower planning tetap relevan dengan perubahan perusahaan.

Itulah contoh manpower planning beserta pengertiannya yang perlu kamu pahami. Seperti yang telah dibahas, manpower planning merupakan langkah penting dalam memastikan kesiapan SDM untuk mencapai tujuan organisasi. 

Selain itu, jika kamu membutuhkan bantuan dalam menemukan talenta terbaik, RecruitFirst siap membantu. RecruitFirst akan memastikan kamu mendapatkan talenta yang sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan perusahaan melalui proses wawancara serta seleksi. Tak hanya itu, seluruh proses rekrutmen mulai dari awal hingga akhir, semuanya akan dibantu oleh tim ahli kami.

Jadi, yuk hubungi RecruitFirst sekarang dan mulai berkonsultasi untuk menemukan talenta terbaik yang siap memajukan perusahaanmu!

Baca juga: Pengertian Employee Relation dan Manfaatnya bagi Perusahaan