Komunikasi Internal: Definisi dan Langkah Menciptakannya di Perusahaan

Apakah komunikasi internal di perusahaanmu sedang dalam kondisi sehat? Jika kamu bingung bagaimana cara menjawab pertanyaan ini, mari periksa kembali dua hal ini; Apakah karyawanmu sudah merasa aman dan nyaman ketika menyampaikan sesuatu yang kurang menyenangkan kepada manajemen? Apakah mereka sudah terbuka dan komunikatif? Jika jawabannya adalah tidak, maka komunikasi internal perusahaanmu sedang tidak baik-baik saja.

Mungkin terkesan sepele, tetapi komunikasi internal sama pentingnya dengan komunikasi eksternal, dan memegang peran penting dalam keberlangsungan perusahaan. Penting bagi kamu sebagai pemilik bisnis untuk memahami bagaimana komunikasi internal ini terbentuk dan cara membangunnya dengan baik.

Oleh karena itu dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan tentang definisi komunikasi internal, dan langkah yang bisa kamu terapkan untuk menciptakannya di perusahaan. Mari kita simak bersama ulasan lengkapnya di bawah ini, ya!

Apa yang Dimaksud dengan Komunikasi Internal?

Komunikasi internal atau internal communication merujuk pada metode yang digunakan organisasi untuk kegiatan komunikasi antar staf. Komunikasi ini mencakup berbagai gaya komunikasi, seperti tertulis dan lisan, serta melintasi berbagai tingkatan organisasi dan formalitas. Komunikasi internal yang efektif dihasilkan dari penggunaan gaya komunikasi yang fleksibel sesuai dengan situasi, dan orang yang berbeda sesuai dengan posisinya.

Mengapa Komunikasi Internal Sangat Penting bagi Perusahaan?

Tujuan utama dari adanya komunikasi internal di dalam perusahaan adalah agar seluruh komponen organisasi beserta anggota di dalamnya dapat melaksanakan tanggung jawab dan tugasnya dengan benar. Namun, terdapat alasan-alasan lainnya yang menunjukkan bahwa komunikasi internal sangat penting untuk diterapkan. Berikut adalah enam alasan tersebut, antara lain:

1. Seluruh Karyawan Terinformasi dengan Baik

Sudah seharusnya seluruh karyawan memiliki informasi lengkap mengenai hal-hal yang fundamental pada perusahaan. Misalnya visi dan misi perusahaan, atau budaya kerja yang harus dipahami bersama.

Selain itu, ada banyak sekali informasi yang harus tersalurkan kepada karyawan secara merata, seperti perubahan peraturan, event yang akan datang, informasi terbaru mengenai kesehatan di perusahaan, dan informasi lainnya yang selayaknya diketahui oleh perusahaan.

Komunikasi internal akan sangat membantu seluruh informasi tersebut disampaikan dengan jelas.

2. Membuka Ruang untuk Bersuara

Lingkungan komunikasi perusahaan yang tertutup dan tidak sehat tentunya akan sangat berpengaruh pada ketidaknyamanan karyawan.

Jika perusahaan berekspektasi ingin mempunyai karyawan yang komunikatif dan aktif, maka manajemen perusahaan tersebut harus sepakat membangun ruang komunikasi yang nyaman untuk disinggahi karyawannya. Hal ini juga termasuk jika karyawan hendak menyampaikan kecurangan, kesalahan, dan keberatan tentang sesuatu.

Manajemen perusahaan yang sehat tentunya akan mendengarkan tanpa mengintimidasi dan merespons tanpa membuat karyawan merasa keluhannya tidak didengarkan dengan baik.

3. Membangun Budaya Organisasi

Komunikasi internal perusahaan yang telah terbentuk dari tahun ke tahun pada akhirnya akan membentuk sebuah kultur perusahaan. Namun, hal ini dapat bersifat dua arah, sebab kultur perusahaan yang telah dibentuk, juga akan memengaruhi komunikasi internal.

Jika perusahaan terbiasa dengan komunikasi internal yang terbuka, terkini, dan tanggap, maka kultur yang terbangun pada perusahaan tersebut juga akan mengikuti. Hal ini akan menciptakan kultur kerja yang sehat dan transparan, sehingga akan membuat karyawan perusahaan merasa nyaman, menghormati, dan menghargai transparansi dalam manajemen.

Baca Juga: Pahami Pengertian Budaya Kerja serta Manfaatnya bagi Perusahaan

4. Menjaga Employee Engagement

Komunikasi dua arah yang sehat antara perusahaan dan karyawan akan meningkatkan keterlibatan yang baik di kalangan karyawan. Metode ini tentu akan lebih efektif ketimbang komunikasi top down di mana komunikasi didominasi oleh perusahaan (top) kepada karyawannya (down).

Bentuk dari keterlibatan ini sangatlah beragam. Mulai dari karyawan yang aktif berpartisipasi dalam setiap kegiatan perusahaan, tak segan untuk menyampaikan masukan, hingga komunikatif selama menjalankan tugas.

5. Membantu Karyawan Tetap Tenang di Saat Krisis

Ketika sebuah perusahaan dilanda krisis, karyawan cenderung akan cepat panik. Misalnya ada isu Start Up mulai melakukan lay off, banyak karyawan yang mulai panik memikirkan kondisi karier ke depannya, yang tentunya akan mengganggu kinerja secara keseluruhan.

Penyampaian informasi dengan cara yang tepat setidaknya akan memberikan jaminan bagi karyawan bahwa perusahaan sedang mencari solusi yang terbaik.

6. Menciptakan Suasana Kerja yang Menyenangkan

Bekerja di lingkungan yang menyenangkan dan transparan tentu akan sangat membuat nyaman semua karyawan.

Setiap orang yang akan lebih betah untuk bekerja jika suasana kerja tidak menakutkan dan mengganggu kenyamanan. Sebagai contoh, atasan yang enggan menerima masukan dan intimidatif akan membuat karyawan malas untuk menyampaikan aspirasi yang akan sangat berpengaruh pada perkembangan inovasi karyawan.

Baca Juga: 8 Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja Karyawan

Bagaimana Cara Membangun Komunikasi Internal yang Baik dalam Perusahaan?

Kini kamu mengetahui pentingnya sebuah perusahaan memiliki sistem komunikasi internal yang baik. Namun, perlu kamu ketahui juga bahwa membuat program komunikasi internal adalah latihan berkolaborasi secara berkelanjutan.

Dalam prosesnya, membentuk sistem komunikasi ini sangat membutuhkan dukungan dan prioritas dari pimpinan perusahaan, serta pemeriksaan ulang dari setiap manajer di bisnis perusahaanmu. Berikut kami jabarkan tujuh langkah membangun komunikasi internal yang baik dalam perusahaan, yaitu:

1. Nilai Strategi Komunikasi Internal Saat Ini

Evaluasi strategi komunikasi internal yang sedang berjalan dalam perusahaan Anda. Identifikasi kelebihan dan kekurangan yang ada, serta cara untuk memperbaiki komunikasi yang belum efektif.

2. Tentukan Tujuan dan Jadwal yang Realistis

Tetapkan tujuan yang jelas untuk komunikasi internal dan pastikan tujuan tersebut dapat dicapai dalam jangka waktu yang realistis. Jadwal yang terstruktur akan membantu memastikan bahwa informasi disampaikan tepat waktu.

3. Identifikasi Metrik Utama Perusahaan

Tentukan metrik utama yang relevan untuk memantau keberhasilan komunikasi internal. Misalnya, tingkat kepuasan karyawan, tingkat partisipasi dalam program perusahaan, atau peningkatan produktivitas.

Baca Juga: Apa itu KPI Karyawan dan Cara Menyusunnya dengan Tepat

4. Segmentasikan Audiens Perusahaan

Identifikasi berbagai kelompok audiens di dalam perusahaan Anda, seperti karyawan, manajemen tingkat atas, atau tim proyek tertentu. Setiap kelompok audiens mungkin membutuhkan pendekatan komunikasi yang berbeda.

5. Bangun Proses Persetujuan

Tetapkan proses persetujuan yang jelas untuk komunikasi internal, terutama untuk informasi sensitif atau penting. Hal ini akan membantu mencegah kesalahpahaman atau penyebaran informasi yang tidak akurat.

6. Identifikasi Alat Komunikasi Internal Perusahaan

Pilih alat komunikasi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan komunikasi internal perusahaan Anda. Misalnya, email, platform kolaborasi online, intranet perusahaan, atau rapat rutin.

7. Evaluasi Kemajuan dan Optimalkan

Lakukan evaluasi secara berkala untuk mengevaluasi kemajuan komunikasi internal. Identifikasi area yang perlu diperbaiki dan cari solusi untuk mengoptimalkan proses komunikasi.

Baca Juga: 10 Langkah Membangun Komunikasi yang Baik di Tempat Kerja

Itulah penjelasan lengkap mengenai komunikasi internal dan beberapa langkah yang dapat kamu lakukan untuk membangunnya di dalam perusahaanmu.

Penting bagi seorang pemilik bisnis untuk mengetahui cara membangun komunikasi internal yang baik, karena tanpa komunikasi ini, target pekerjaan akan mustahil tercapai. Penerapan komunikasi internal harus diaplikasikan sedini mungkin pada setiap karyawan di perusahaanmu, baik yang lama maupun yang baru.

Namun, jika kamu masih ragu tentang bagaimana cara membangun komunikasi internal yang baik dan efisien untuk perusahaan, kamu bisa menggunakan jasa konsultasi HRD dari RecruitFirst. Kami juga menyediakan solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah rekrutmen Anda, mulai dari perencanaan tenaga kerja, kustomisasi penilaian proses rekrutmen, onboarding dan offboarding, negosiasi kontrak, hingga layanan penggajian. 

Hubungi kami segera dan kembangkan bisnismu bersama RecruitFirst!

Pertanyaan Umum tentang Komunikasi Internal

Apa perbedaan antara komunikasi internal dan eksternal?

Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam organisasi atau perusahaan. Komunikasi ini melibatkan karyawan, manajer, dan pemangku kepentingan internal lainnya. Komunikasi internal bertujuan untuk meningkatkan produktivitas, kolaborasi, dan kepuasan karyawan. 

Sementara itu, komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara organisasi atau perusahaan dengan pihak luar. Pihak luar ini dapat berupa pelanggan, pemasok, investor, atau masyarakat umum. Komunikasi eksternal bertujuan untuk meningkatkan brand awareness, membangun hubungan, dan mendapatkan dukungan dari pihak luar. 

Mengapa komunikasi internal sangat penting bagi perusahaan?

Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam organisasi atau perusahaan. Komunikasi ini melibatkan karyawan, manajer, dan pemangku kepentingan internal lainnya. Komunikasi internal bertujuan untuk meningkatkan produktivitas, kolaborasi, dan kepuasan karyawan.

Bagaimana komunikasi internal mempengaruhi produktivitas dan keberhasilan perusahaan?

Komunikasi internal yang efektif dapat mempengaruhi produktivitas dan keberhasilan perusahaan dengan berbagai cara, antara lain:

• Meningkatkan pemahaman karyawan tentang tujuan dan strategi perusahaan. Ketika karyawan memahami tujuan dan strategi perusahaan, mereka lebih termotivasi untuk bekerja keras dan mencapai tujuan tersebut.
• Meningkatkan kolaborasi dan kerja tim. Komunikasi internal yang efektif dapat membantu karyawan untuk bekerja sama dan memecahkan masalah secara efektif.
• Mengurangi stres dan konflik di tempat kerja. Komunikasi internal yang efektif dapat membantu karyawan untuk merasa dihargai dan dihormati, sehingga mereka akan lebih puas dengan pekerjaan mereka.
• Meningkatkan kepuasan karyawan. Karyawan yang puas dengan pekerjaan mereka cenderung lebih produktif dan berkontribusi lebih banyak bagi perusahaan.