Pengertian Job Description serta Cara Membuatnya Dengan Baik

Job description menjadi aspek penting yang perlu diperhatikan oleh pelamar maupun tim rekruter. Pelamar dapat memahami apa yang harus mereka kerjakan apabila diterima oleh perusahaan tempat mereka bekerja dan oleh karena itu tim rekruter perlu mencantumkan job description yang jelas dan terperinci. Lalu, berbicara mengenai job description itu sendiri, sudahkah kamu memahami pengertian dari job description?

Melalui artikel ini, kamu akan mempelajari apa itu pengertian job description secara lebih lengkap. Selain itu, kamu juga akan mendapatkan penjelasan mengenai bagaimana cara membuat job description yang baik serta tips untuk membuatnya. Mari simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Apa yang Dimaksud dengan Job Description?

Job description adalah sebuah dokumen yang menjelaskan secara detail tentang tugas, tanggung jawab, kewajiban, dan kualifikasi yang harus dipenuhi oleh seseorang yang melamar untuk sebuah posisi pekerjaan. Job description juga bisa mencakup gambaran mengenai budaya perusahaan serta apa yang dilakukan oleh perusahaan tersebut (bidang atau industrinya) secara umum.

Secara umum, job description mencakup informasi tentang:

• Tugas dan tanggung jawab utama yang harus dilakukan oleh karyawan dalam posisi tersebut.
• Kualifikasi dan persyaratan yang diperlukan untuk memenuhi posisi tersebut, seperti pendidikan, pengalaman kerja, dan keahlian khusus.
• Informasi tentang bagaimana pekerjaan tersebut terkait dengan struktur organisasi perusahaan atau posisi kerja lainnya.
• Batasan tanggung jawab dari karyawan dalam posisi tersebut.
• Gaji dan tunjangan yang terkait dengan posisi tersebut.

Job description biasanya digunakan oleh perusahaan untuk menjelaskan kepada kandidat atau calon karyawan apa yang diharapkan dari mereka dalam suatu pekerjaan atau posisi. Job description juga bisa digunakan sebagai acuan bagi para karyawan yang sudah bekerja untuk memahami apa yang diharapkan dari mereka dalam pekerjaannya.

Job description yang efektif akan memberikan detail yang cukup bagi kandidat atau calon karyawan untuk menentukan apakah mereka memenuhi syarat untuk posisi tersebut. Tidak hanya itu, kualitas job description juga akan sangat berpengaruh terhadap keputusan kandidat untuk melamar pekerjaan.

Bagaimana Cara Membuat Job Description yang Baik?

Job description yang baik tentu saja harus mencantumkan semua informasi yang dibutuhkan dengan rinci. Namun, apa sajakah informasi yang harus dicantumkan?

1. Jabatan Pekerjaan

Setiap job description yang efektif akan memasukkan jabatan pekerjaan secara spesifik. Kamu dapat memasukkan kata kunci yang secara akurat dapat menggambarkan peran atau posisi tersebut. Faktanya, banyak pencari kerja yang menggunakan website lowongan kerja menggunakan kata kunci dari jabatan yang mereka cari untuk menemukan lowongan yang diinginkan.

Pastikan untuk menghindari istilah internal yang dapat membingungkan pencari kerja. Sebagai contoh, kamu menggunakan istilah yang umum seperti “Senior” atau “Junior” di dalam posisi yang kosong tersebut, seperti “Senior Copywriter” atau “Junior Content Writer”, agar kandidat dapat lebih mudah menemukan lowongan pekerjaan.

2. Ringkasan

Ringkasan pada job description harus memberikan gambaran tentang perusahaan dan ekspektasi untuk posisi tersebut. Selain itu, berikan lokasi yang tepat untuk mengoptimalkan aplikasi yang muncul. Pemberian lokasi yang spesifik juga dapat meningkatkan tingkat kemunculan lowongan kerja di layar kandidat.

Kamu juga dapat memikat kandidat dengan memberikan penjelasan tentang apa yang membuat perusahaanmu unik. Sertakan detail tentang budaya dan nilai dari perusahaan agar kandidat dapat memiliki gambaran bagaimana rasanya bekerja di sana. Dengan begitu, kandidat akan dapat mempersiapkan diri dengan lebih baik pada sesi wawancara.

3. Tanggung Jawab dan Kewajiban

Pastikan untuk memasukkan daftar tanggung jawab dan kewajiban ke dalam job description secara rinci, tetapi tetap ringkas agar kandidat dapat memahaminya dengan lebih mudah. Jika kamu memiliki tugas yang unik di dalam posisinya, pastikan untuk memasukkannya. Sebagai contoh, jika kamu mencari “Content Creator” dan posisi tersebut membutuhkan orang yang percaya diri di depan kamera, maka masukkan persyaratan tersebut.

Selain itu, kamu juga perlu menyoroti bagaimana tugas harian yang akan diemban pada posisi yang dicari. Ini akan membantu kandidat memahami lingkungan kerja dan aktivitas yang akan mereka hadapi setiap harinya. Penjelasan ini juga dapat membantu kandidat menentukan apakah peran dan perusahaan cocok dengan mereka, serta membantu perusahaan menarik kandidat terbaik untuk posisi tersebut.

Tidak hanya itu saja, job description juga perlu menunjukkan dengan siapa saja posisi tersebut akan bekerja sama. Kamu perlu menunjukkan kepada siapa posisi tersebut melapor dan bagaimana orang tersebut akan berfungsi di dalam perusahaan. Hal ini dapat membantu kandidat melihat gambaran yang lebih besar dan memahami bagaimana posisi tersebut memengaruhi perusahaan.

4. Kualifikasi dan Kemampuan

Job description yang efektif harus memiliki daftar kualifikasi dan kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut. Kualifikasi dapat termasuk latar belakang pendidikan, pengalaman kerja sebelumnya, sertifikasi, dan keterampilan teknis yang diperlukan untuk peran tersebut. Anda juga dapat memasukkan beberapa kemampuan khusus yang dibutuhkan, seperti public speaking, pengoperasian kamera, dan soft skill atau hard skill lainnya.

5. Gaji dan Tunjangan

Ada banyak sekali karyawan yang mengundurkan diri karena alasan paket gaji dan tunjangan yang diberikan perusahaan tidak memenuhi ekspektasinya. Oleh karena itu, ketika mencari pekerjaan baru, mereka akan melihat seberapa besar gaji dan tunjangan yang dapat ditawarkan oleh perusahaan. Kamu tidak perlu memberikan angka pastinya, tetapi cukup berikan kisarannya saja.

Selain itu, pastikan juga untuk memasukkan berbagai macam jenis tunjangan non-uang di dalam job description, seperti asuransi, program kepemilikan barang, jam kerja yang fleksibel, dan lain sebagainya. Hal ini dapat menunjukkan bahwa perusahaanmu dapat memberikan lingkungan kerja yang nyaman dan aman bagi seluruh karyawannya.

Contoh Job Description yang Efektif

Belakangan ini, kebanyakan job description yang akan kamu temui di berbagai platform lowongan kerja akan dijabarkan menggunakan bahasa Inggris. Tidak mengherankan memang, mengingat bahasa Inggris merupakan salah satu kemampuan yang sangat penting di era sekarang.

Berikut ini adalah contoh job description di dalam bahasa Inggris yang dapat kamu jadikan sebagai referensi.

Position: HR Manager

Reports to: Chief Operating Officer

Location: Jakarta

The HR Manager is responsible for overseeing all aspects of human resources within the organization. This includes managing employee relations,; developing and implementing HR policies; and recruiting and hiring new employees.

Key responsibilities:

• Develop and implement HR policies and procedures
• Manage employee relations, including conducting performance evaluations and handling employee grievances
• Recruit and hire new employees, including conducting job interviews and onboarding new hires
• Administer payroll and benefits
• Develop and implement training programs for employees
• Manage employee records and maintain HR database

Qualifications:

• Bachelor’s degree in human resources or related field
• 5+ years of HR experience
• Strong communication and interpersonal skills
• Proficiency in Microsoft Office and HR software
• Fluency in English is a plus

Benefits:

• Competitive salary, around 20 mil. IDR a month
• Health insurance
• Annual leave entitlements

Please send your resume and cover letter to [contact email] if you are interested in this position.

Apabila kamu merasa masih kesulitan untuk membuat job description yang efektif, tenang saja karena ada banyak perusahaan perekrutan yang dapat membantumu seperti RecruitFirst. Kami dapat membantu membuat proses rekrutmen secara keseluruhan dengan efektif, mulai dari pencarian kandidat (termasuk membuat job description yang baik) hingga proses orientasi secara digital. Tertarik menggunakan jasa kami? Hubungi kami di sini sekarang juga untuk informasi lebih lanjut!