Bagaimana Proses Rekrutmen yang Efektif?

Setiap perusahaan harus mengetahui bagaimana cara melakukan proses rekrutmen yang efektif. Pada dasarnya, mencari kandidat untuk mengisi posisi yang sedang kosong di dalam perusahaan memang akan memakan banyak waktu dan biaya. Jika proses rekrutmen tersebut dapat dilakukan dengan efektif, maka perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya serta mengefisiensikan proses bisnisnya secara signifikan.

Melalui artikel ini, kamu akan mempelajari bagaimana caranya untuk melakukan proses rekrutmen yang efektif. Namun sebelum itu, kamu harus mengetahui apa itu proses rekrutmen dan apa saja manfaat memiliki proses rekrutmen yang efektif bagi sebuah perusahaan. Mari simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Proses Rekrutmen?

Proses rekrutmen adalah langkah-langkah untuk menemukan, menyaring, dan memilih kandidat untuk mengisi posisi yang kosong di suatu perusahaan. Pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh manajer, Human Resource Management (HRM), headhunter, atau kombinasi dari ketiganya. Manajer sumber daya manusia biasanya akan memimpin proses ini, berkolaborasi dengan departemen dan anggota tim terkait untuk merampingkan perekrutan.

Proses rekrutmen melibatkan menemukan kandidat dengan keterampilan, pengalaman, dan kepribadian terbaik yang sesuai dengan posisi pekerjaan yang sedang kosong. Ini membutuhkan serangkaian pengumpulan dan peninjauan resume atau curriculum vitae, melakukan wawancara kerja, hingga akhirnya memilih dan menempatkan seorang kandidat yang tepat untuk mengisi posisi yang kosong pada perusahaan.

Apa Manfaat Memiliki Proses Rekrutmen yang Efektif Bagi Perusahaan?

Proses rekrutmen yang efektif tidak hanya sekadar mempekerjakan orang yang tepat. Proses rekrutmen yang efektif dapat mengurangi biaya, meningkatkan reputasi perusahaan baik dari perspektif pasar maupun kandidat, hingga memastikan bahwa talenta terbaik diidentifikasi, dilibatkan, dan dibawa ke dalam bisnis. Berikut ini adalah beberapa manfaat memiliki proses rekrutmen yang efektif bagi perusahaan.

1. Memiliki Kumpulan Kandidat yang Kuat

Salah satu upaya memiliki proses rekrutmen yang efektif adalah dengan mengidentifikasi metode terbaik untuk terhubung dengan pelamar yang memenuhi syarat. Website perusahaan, media sosial, platform papan kerja, dan pameran karier adalah beberapa metode rekrutmen yang umum digunakan. Dengan menempatkan waktu dan sumber daya ke dalam metode yang paling efisien, kamu dapat menghasilkan kumpulan kandidat yang lebih besar dan lebih berkualitas.

2. Penyaringan yang Akurat

Proses seleksi kandidat berfokus pada latar belakang, wawancara, tes, dan mekanisme lain yang digunakan untuk mengevaluasi kualifikasi dan sifat kandidat. Sementara wawancara kerja adalah cara yang umum dan penting untuk mengevaluasi kandidat. Selain itu, University of Oregon juga menyarankan bahwa sampel pekerjaan (atau portofolio) sangat berharga dalam banyak proses penyaringan karyawan.

Untuk pekerjaan seperti desainer grafis atau penulis konten, kandidat biasanya diminta untuk mempresentasikan portofolio proyek yang diselesaikan di sekolah, magang, atau pengalaman kerja sebelumnya. Sampel ini dapat memberikan bukti kinerja dan hasil yang dapat mereka ciptakan, yang pada akhirnya akan berkontribusi pada ketepatan dalam mempekerjakan orang terbaik untuk mengisi suatu peran.

3. Mengurangi Tingkat Turnover dan Meningkatkan Moral

Ketika sebuah perusahaan mempekerjakan orang dengan tipe kepribadian dan keterampilan kerja yang tepat, seringkali hasil akhirnya adalah karyawan yang lebih bahagia. Bahkan, menurut Forbes, budaya yang cocok dengan preferensi karyawan dan membuat mereka bahagia akan menghasilkan tingkat retensi yang lebih tinggi. Tingkat turnover yang lebih rendah dan semangat kerja yang lebih positif pada akhirnya akan berkontribusi pada efisiensi yang lebih besar dan keuntungan yang lebih tinggi juga.

Bagaimana Proses Rekrutmen yang Efektif?

Memiliki proses rekrutmen yang baik dan efektif akan membawa banyak sekali keuntungan bagi perusahaan. Lantas, bagaimana sih cara melakukan proses rekrutmen yang efektif?

1. Identifikasi Kebutuhan dari Posisi yang Kosong

Sebelum memulai proses rekrutmen, kamu harus membuat daftar kebutuhan terlebih dahulu. Hal ini memang mudah untuk mengidentifikasi kebutuhan perekrutan saat hendak mengganti karyawan yang baru saja keluar karena kamu sudah memiliki patokan sebelumnya. Namun, tugas ini akan menjadi lebih sulit jika kamu membuat posisi baru atau mengubah tanggung jawab dari suatu peran.

2. Siapkan Deskripsi Pekerjaan

Membuat deskripsi pekerjaan yang baik adalah bagian penting dalam menyusun proses rekrutmen yang efektif. Setelah memahami kebutuhan bisnis dan departemen, kamu harus menentukan tugas dan tanggung jawab dari posisi tersebut secara rinci dan menuliskannya di lowongan pekerjaan yang dipublikasikan.

Deskripsi pekerjaan yang jelas dapat membantu mengomunikasikan kebutuhan dan harapan dari perusahaan kepada kandidat potensial. Sangat penting untuk memberikan deskripsi yang sespesifik mungkin dalam lowongan pekerjaan yang dipublikasikan untuk menarik kandidat yang dapat memenuhi tuntutan peran secara memadai.

3. Buat Rencana Rekrutmen

Kamu dapat menghemat banyak sekali waktu, energi, hingga uang dengan membuat rencana rekrutmen yang efektif. Pastikan untuk membuat strategi mulai dari cara terbaik untuk menyebarkan lowongan pekerjaan tersebut hingga platform apa yang paling potensial. Lalu, tentukan juga siapa saja yang akan meninjau resume dan portofolio, menjadwalkan wawancara, hingga memutuskan kandidat mana yang paling tepat.

4. Mulai Mencari

Pencarian kandidat bisa menjadi bagian dari proses perekrutan yang paling memakan waktu. Namun, perusahaan dapat mempersingkat proses ini dengan berbagai cara, mulai dari menggunakan headhunter hingga menemukan talent pool secara agresif seperti dengan menawarkan posisi yang kosong kepada karyawan dari perusahaan kompetitor. Jika tidak ada urgensi, perusahaan dapat mengunggah lowongan pekerjaan ke berbagai media sosial atau saluran komunikasi lainnya.

5. Rekrut Kandidat Tingkat Atas

Kandidat terbaik kemungkinan akan memiliki banyak tawaran, dan kamu harus menjaga komunikasi dengan tepat waktu atau mereka akan segera beralih ke tawaran dari perusahaan lain. Selain itu, pastikan bahwa kamu memang memberikan tawaran yang menarik bagi mereka. Komunikasi baik yang sudah terjalin akan percuma jika tawaran yang diberikan tidak menarik bagi mereka.

6. Lakukan Skrining via Telepon

Setelah menemukan kandidat potensial, coba lakukan penyaringan melalui telepon untuk mempersempit proses seleksi. Kamu dapat menanyakan pertanyaan dasar mengenai ketertarikan mereka mengisi posisi yang ada serta menjadwalkan wawancara kerja secara langsung dengan mereka. Pastikan untuk membuat daftar pertanyaan wawancara terlebih dahulu setelah sesi ini selesai dan sebelum wawancara dimulai.

7. Wawancara (Online atau Offline)

Wawancara harus dilakukan segera setelah penyaringan melalui telepon, idealnya dalam waktu kurang dari seminggu. Jika dijadwalkan terlalu lama, atau tanggalnya sering berubah, kandidat mungkin akan kehilangan minatnya.

Komunikasikan wawancara ini dengan orang yang diwawancarai, mulai dari platform yang digunakan (online via Zoom, Google Meet, atau offline langsung di kantor) dan apa saja yang perlu mereka persiapkan. Setelah wawancara, pastikan untuk menindaklanjuti, bahkan jika kamu memutuskan mereka bukan kandidat yang ideal.

8. Menawarkan Kontrak Kerja

Apabila kamu sudah menemukan kandidat yang cocok, pastikan untuk langsung menawarkan mereka kontrak kerja. Namun, hanya karena ditawari kontrak kerja, bukan berarti mereka akan menerimanya. Bahkan, terkadang ada banyak kandidat yang akan melakukan negosiasi terlebih dahulu, seperti mengenai gaji, tunjangan, hingga ketentuan dan waktu kerjanya.

Berhati-hatilah dalam menyajikan penawaran kepada kandidat, dan pastikan untuk memberikan tawaran menarik yang tidak dapat mereka lewatkan. Menurut LinkedIn, lebih dari 90 persen kandidat melaporkan dihubungi secara langsung oleh seorang manajer perusahaan dapat membuat mereka menerima tawaran pekerjaan lebih cepat. Jadi jangan takut untuk menghubungi kandidat potensial secara langsung.

9. Orientasi Karyawan Baru

Proses rekrutmen tidak selesai begitu saja hanya karena kamu sudah menemukan kandidat yang tepat. Kamu perlu melakukan orientasi karyawan baru atau onboarding sehingga kandidat memiliki first impression yang positif dan dapat dengan mudah memahami apa yang harus mereka kerjakan dan ekspektasi dari perusahaan terhadap kinerja mereka.

Apabila kamu merasa masih belum bisa menerapkan proses rekrutmen yang efektif, tenang saja karena masih ada banyak sekali headhunter yang dapat digunakan jasanya. Salah satu headhunter yang dapat kamu gunakan adalah RecruitFirst. Kami dapat membantu membuat proses rekrutmen yang efektif, mulai dari pencarian kandidat hingga proses orientasi secara digital. Yuk gunakan jasa kami dan rasakan kemudahan melakukan proses rekrutmen sekarang juga!