Apa itu Exit Interview dan Cara HR Bisa Melakukannya dengan Efektif

Ketika merekrut talenta, kamu pasti mewawancarai mereka dulu sebelum menerimanya sebagai bagian dari perusahaan. Begitu pula ketika melepas talenta yang hengkang dari perusahaan, kamu juga perlu mengadakan sesi exit interview. Exit interview adalah bagian dari proses offboarding yang harus kamu lakukan karena membawa segudang manfaat bagi perusahaan.

Seberapa penting mengadakan sesi exit interview dengan talenta yang resign? Terus, pertanyaan apa yang bisa diajukan kepada talenta? Biar tidak penasaran, langsung simak saja artikel ini sampai tuntas!

Apa yang Dimaksud dengan Exit Interview?

Exit interview adalah sesi wawancara yang dilakukan oleh perwakilan tim Human Resources (HR) dengan talenta yang mengundurkan diri atau meninggalkan perusahaan. Sesi ini bertujuan untuk mencari tahu alasan di balik keputusan talenta tersebut serta pengalaman kerja mereka selama di perusahaan. Nah, informasi dari mereka bisa kamu gunakan sebagai bahan evaluasi untuk kemajuan perusahaan kamu.

Mengapa Exit Interview Penting bagi Perusahaan?

Ada empat alasan pentingnya melakukan exit interview sebagai bagian dari praktik manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), yaitu:

1. Sebagai Bahan Evaluasi

Exit interview bisa memberikan insight berharga. Kamu bisa mengetahui apa saja yang selama ini bekerja dengan optimal, serta beberapa elemen dalam perusahaan yang perlu ditingkatkan. Dari pengalaman dan pendapat talenta, kamu bisa mengenali kelemahan dan kekuatan dalam budaya perusahaan, manajemen, kebijakan, dan proses bisnisnya. Informasi ini berguna dalam meningkatkan operasional, menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik, dan mengoptimalkan strategi yang ada.

2. Mengetahui Konflik yang Mungkin Terjadi

Melalui exit interview, kamu bisa mengetahui jika terjadi konflik atau masalah yang selama ini belum terungkap dan menjadi pemicu talenta resign. Nah, kamu perlu menciptakan suasana yang santai dan nyaman biar talenta lebih terbuka untuk berbagi pengalaman negatif yang dihadapi. Informasi ini berguna supaya kamu bisa mengenali dan mengatasi masalah internal yang berdampak negatif pada kepuasan dan retensi talenta pada masa depan.

3. Mempertahankan Budaya Kerja Positif

Exit interview juga menjadi sarana perusahaan dalam mempertahankan budaya kerja yang positif. Kamu bisa mempertahankan budaya tersebut serta mengambil langkah untuk mencegah perubahan yang merugikan dalam budaya kerja yang sudah tercipta. Budaya kerja yang positif perlu dipertahankan supaya bisa meningkatkan keterlibatan karyawan, produktivitas, dan angka retensi.

4. Sebagai Bahan untuk Menerapkan Strategi Retensi Talenta

Informasi yang diperoleh dari exit interview bisa menjadi bahan untuk mengembangkan strategi retensi talenta. Kamu bisa mengidentifikasi faktor yang mempengaruhi keputusan talenta untuk resign, baik itu masalah kompensasi, pelatihan, maupun budaya kerja. Informasi berguna dalam meningkatkan program pengembangan karir, kebijakan kesejahteraan, dan manfaat lainnya yang bisa membantu mempertahankan talenta yang ada di perusahaan.

Siapa yang Sebaiknya Melakukan Exit Interview?

Idealnya, exit interview dilakukan oleh pihak ketiga yang netral, seperti perwakilan HR. Mengapa? Talenta merasa lebih nyaman sehingga mereka bisa memberikan respons yang jujur tanpa tekanan apa pun.

Lain halnya jika exit interview dilakukan oleh atasan langsung, talenta akan merasa enggan berbicara terbuka. Kemungkinan terburuknya, talenta bisa mengubah keputusannya untuk resign karena tekanan yang dihadapinya. Padahal, exit interview bukanlah cara untuk memengaruhi keputusan, tetapi hanya untuk mencari tahu opini talenta selama bekerja di perusahaan tersebut untuk pengembangan SDM perusahaan.

Nah, supaya exit interview berjalan produktif, kamu harus mengingatkan talenta bahwa wawancara ini bersifat rahasia serta informasi yang diberikan akan dijaga kerahasiaannya.

Apa Saja Informasi yang Sebaiknya Digali dalam Exit Interview?

Dalam melakukan exit interview, kamu bisa menggali enam hal di bawah ini dari talenta:

1. Persepsi Karyawan Terhadap Pekerjaan yang Dilakukan

Tanyakan mengenai persepsi talenta terhadap pekerjaan yang telah dilakukan di perusahaan. Apakah mereka merasa pekerjaan tersebut sesuai dengan ekspektasi? Bagaimana tingkat kepuasan mereka terhadap pekerjaan dan tanggung jawab yang diemban? Kamu akan memperoleh wawasan tentang kecocokan antara pekerjaan dan kriteria talenta yang mengisi posisi tersebut.

2. Masalah yang Berkaitan dengan SDM Perusahaan

Selanjutnya, tanyakan jika talenta tersebut memiliki masalah atau kekhawatiran terkait dengan manajemen SDM di perusahaan, seperti sistem penggajian, kebijakan manfaat yang tidak adil, hubungan dengan rekan kerja, atau masalah dengan pelatihan dan pengembangan karyawan? Dari informasi ini, kamu bisa meningkatkan manajemen SDM dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik.

Baca Juga: Panduan Lengkap Perencanaan SDM untuk Merealisasikan Visi Perusahaan

3. Efektivitas Kepemimpinan Tim Manajerial

Exit interview bisa menjadi ajang untuk mengevaluasi efektivitas kepemimpinan tim manajerial di perusahaanmu. Tanyakan kepada talenta yang resign mengenai hubungan dengan atasan langsung dan pengalamannya dalam menerima arahan dan feedback. Kamu juga perlu menanyakan jika talenta tersebut merasa didukung dan diperhatikan oleh atasan? Informasi ini berguna dalam mengenali kekuatan dan kelemahan kepemimpinan serta mengadopsi praktik terbaik dalam meningkatkan kinerja tim manajerial.

4. Kesan Karyawan selama Bekerja di Perusahaan

Cari tahu juga kesan talenta selama bekerja di perusahaan. Tanyakan mengenai aspek positif yang dialami, pencapaian yang dibanggakan, dan momen-momen berharga selama bekerja di perusahaan. Kamu pun mendapatkan inspirasi untuk membangun lingkungan kerja yang positif dari jawaban mereka.

5. Evaluasi yang Didapatkan dari Karyawan yang Keluar

Mintalah talenta untuk memberikan evaluasi objektif mengenai perusahaan secara keseluruhan. Apakah mereka merasa perusahaan memberikan dukungan yang cukup dalam menghadapi tantangan sehari-hari? Bagaimana pendapat mereka tentang budaya kerja dan nilai-nilai yang diterapkan di perusahaan? Kamu bisa mencari cara untuk mengatasi kelemahan dan mempertahankan kekuatan perusahaan dari respons yang diberikan.

6. Kompensasi dari Perusahaan Baru

Apabila talenta merasa nyaman untuk menjawabnya, kamu bisa menggali informasi ini. Dari jawaban mereka, kamu bisa membandingkan paket kompensasi dengan perusahaan kompetitor. Jika ada ketidaksesuaian, kamu bisa mempertimbangkan penyesuaian agar tetap kompetitif dalam mempertahankan talenta yang masih ada di perusahaan.

Baca Juga: Mengenal 6 Jenis-jenis Kompensasi untuk Memotivasi Karyawan

Apa Saja Pertanyaan yang Bisa Ditanyakan dalam Exit Interview?

Selanjutnya, mari bahas beberapa pertanyaan yang bisa kamu ajukan dalam exit interview. Pertanyaan ini bisa memberikan wawasan yang berharga tentang pengalaman dan pandangan dari talenta yang akan pergi:

1. Alasan Resign

Tanyakan alasan mereka memutuskan untuk mengundurkan diri dari perusahaan. Apakah ada faktor spesifik yang mempengaruhi keputusan mereka? Memahami alasan di balik kepergian talenta berguna dalam mengevaluasi kebijakan serta memperbaiki faktor-faktor yang memengaruhi retensi karyawan pada masa depan.

2. Hubungan dengan Atasan selama Bekerja

Pertanyaan mengenai hubungan dengan atasan berguna dalam mengevaluasi kualitas kepemimpinan tim manajerial. Tanyakan mengenai pengalaman mereka dalam menerima arahan, feedback, dan dukungan dari atasan langsung. Kamu pun bisa mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan oleh pimpinan perusahaan dan memberikan pelatihan yang tepat untuk mereka.

3. Saran untuk Meningkatkan Lingkungan Kerja

Pertanyaan seperti ini berguna dalam mengetahui saran atau rekomendasi talenta untuk meningkatkan lingkungan kerja di perusahaan. Apakah ada kebijakan atau praktik yang mungkin perlu diperbaiki? Dengarkan masukan mereka supaya kamu bisa menciptakan perubahan yang diperlukan untuk menciptakan budaya kerja yang lebih baik.

Baca Juga: 10 Langkah Membangun Komunikasi yang Baik di Tempat Kerja

4. Apa yang Disukai dari Pekerjaan dan Perusahaan Ini

Pertanyaan ini dapat membantu perusahaan dalam memahami elemen yang dihargai oleh talenta selama bekerja di perusahaan. Tanyakan mengenai hal yang paling mereka sukai tentang pekerjaan mereka, kegiatan atau program perusahaan yang mereka nikmati, dan aspek positif dari lingkungan kerja.

5. Saran untuk Meningkatkan Pengalaman Kerja Karyawan di Masa Depan

Terakhir, tanyakan jika mereka memiliki saran atau rekomendasi untuk meningkatkan pengalaman kerja talenta di masa depan. Apakah ada aspek tertentu yang dapat ditingkatkan? Apakah ada program pengembangan karir atau peluang pertumbuhan yang mungkin dapat ditambahkan? Mengetahui pandangan mereka dapat membantumu dalam mengidentifikasi dan melaksanakan perbaikan yang diperlukan.

Bagaimana Cara Melakukan Exit Interview dengan Baik?

Exit interview adalah proses wawancara yang dilakukan dengan karyawan yang akan keluar dari perusahaan. Tujuannya adalah untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan tentang pengalaman mereka selama bekerja di perusahaan, termasuk apa yang mereka sukai dan tidak sukai, serta alasan mereka keluar.

Berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan HR perusahaan untuk melakukan exit interview yang efektif:

Persiapan

• Tentukan tujuan interview. Apa yang ingin Anda pelajari dari exit interview? Apakah Anda ingin mengetahui alasan karyawan keluar, mendapatkan umpan balik tentang budaya perusahaan, atau mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan?
• Siapkan daftar pertanyaan. Pertanyaan-pertanyaan ini harus terbuka dan memungkinkan karyawan untuk memberikan jawaban yang jujur. Contoh pertanyaan:
  • Apa yang Anda senangi selama bekerja di perusahaan ini?
  • Apa yang tidak Anda sukai dari bekerja di perusahaan ini?
  • Apa alasan Anda keluar dari perusahaan ini?
  • Apa saran Anda untuk perusahaan ini agar dapat meningkatkan kualitasnya?
• Pilih waktu dan tempat yang tepat. Exit interview sebaiknya dilakukan setelah karyawan menyelesaikan semua tugasnya dan sebelum mereka meninggalkan perusahaan. Pilihlah tempat yang tenang dan nyaman agar karyawan merasa bebas untuk berbicara.

Pelaksanaan

• Jaga suasana yang ramah dan profesional. Buatlah karyawan merasa nyaman dan aman untuk memberikan umpan balik yang jujur.
• Dengarkan dengan seksama dan tunjukkan bahwa Anda tertarik dengan apa yang dikatakan karyawan. Hindari memotong pembicaraan atau menyela.
• Ajukan pertanyaan lanjutan untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap.
• Jaga kerahasiaan informasi yang diberikan oleh karyawan.

Tindak Lanjut

• Analisis hasil interview. Carilah pola dan tren dalam jawaban karyawan.
• Gunakan hasil interview untuk meningkatkan kualitas perusahaan. Lakukan perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan budaya perusahaan, meningkatkan kepuasan karyawan, dan mengurangi turnover karyawan.
• Berikan umpan balik kepada karyawan. Beri tahu mereka bagaimana Anda akan menggunakan informasi yang mereka berikan dan apa yang akan Anda lakukan untuk meningkatkan perusahaan.

Exit interview bukanlah momen yang harus dihindari. Malahan exit interview adalah kesempatan bagi kamu dalam menciptakan kesan yang baik di mata talenta meski mereka sudah tidak lagi bekerja di perusahaanmu. Tentunya kamu harus menciptakan suasana yang nyaman dan menanyakan pertanyaan yang telah disarankan di artikel ini agar mereka terbuka dalam menjawabnya.

Perlu dipahami bahwa exit interview adalah salah satu tahapan dalam proses offboarding. Masih ada tahapan lainnya yang perlu dilakukan sebelum melepas talenta dari perusahaanmu. Baca artikel ini Memahami Apa itu Proses Offboarding dan Cara Melakukannya dengan Baik untuk mengetahui rangkaian proses offboarding yang perlu dilakukan dalam perusahaan!

Itulah dia penjelasan exit interview yang harus perusahaan pahami. Exit interview adalah proses penting dalam perusahaan kamu. Dari sana, kamu bisa mendapatkan feedback atau masukan yang bisa kamu gunakan untuk melakukan perubahan di perusahaan untuk membuat perusahaan kamu menjadi tempat bekerja yang lebih baik lagi bagi talenta berkualitas.

Kalau perusahaan kamu membutuhkan pengganti talenta yang baru saja keluar, gunakan layanan talent acquisition dari RecruitFirst untuk menemukan talenta berkualitas lainnya. Sebagai perusahaan outsourcing Jakarta, RecruitFirst telah memiliki segudang pengalaman yang dapat membantumu menemukan talenta terbaik berikutnya bagi perusahaanmu. Hubungi kami segera untuk layanan talent acquisition yang lengkap!