Memahami Apa itu Proses Offboarding Karyawan dan Cara Melakukannya dengan Baik

Offboarding merupakan salah satu proses yang perusahaan bisa gunakan untuk melakukan evaluasi. Ketika seorang talenta keluar dari perusahaan, penting bagi perusahaan untuk meminta feedback dari talenta untuk peningkatan perusahaan ke depannya.

Setiap karyawan yang hendak mengundurkan diri harus menjalani proses offboarding dengan benar demi menjaga hubungan baik dengan perusahaan. Offboarding juga memiliki dampak positif terhadap keamanan perusahaanmu.

Lantas, apa yang dimaksud dengan offboarding itu? Bagaimana proses offboarding yang efektif? Yuk, simak artikel ini sampai selesai supaya kamu makin siap menghadapi offboarding.

Pengertian Offboarding Karyawan

Offboarding adalah proses mengakhiri hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan secara formal. Offboarding tidak hanya berlaku pada karyawan yang akan meninggalkan perusahaan secara sukarela atau resign secara baik-baik. Karyawan yang di-PHK atau memasuki masa pensiun juga harus melewati tahap offboarding. Alasannya, offboarding berperan penting dalam menjaga reputasi perusahaan serta melindungi kepentingan legal.

Proses offboarding biasanya melibatkan beberapa hal, mulai dari penyelesaian dokumen yang diperlukan, pengembalian properti atau aset perusahaan seperti laptop dan ID card perusahaan, hingga memberikan dukungan kepada karyawan ketika mereka pindah ke perusahaan lain atau pensiun. 

Proses offboarding yang efektif tidak hanya menjadi tanggung jawab Human Resources Department (HRD). Di sisi lain, karyawan juga harus memenuhi semua kewajibannya dan memastikan bahwa hak-hak yang diperolehnya sudah terpenuhi sebelum meninggalkan perusahaan. Singkatnya, proses offboarding yang baik membutuhkan kerja sama dari kedua belah pihak.

HRD bertugas untuk memastikan bahwa proses offboarding telah mematuhi peraturan hukum yang berlaku. Sebaliknya, karyawan juga memastikan bahwa dokumen berupa kontrak kerja, klaim tunjangan, dan hak-hak yang lainnya telah terpenuhi. Langkah ini penting untuk menghindari masalah pada masa depan dan memastikan bahwa hubungan antara karyawan dan perusahaan tetap baik meskipun sudah tidak ada ikatan kerja lagi.

Alasan Pentingnya Proses Offboarding Karyawan

Kamu perlu menyadari bahwa offboarding sangat penting dilakukan sebagai bentuk pengakhiran kerja sama antara perusahaan dan karyawan. Ada beberapa alasan yang membuat proses ini harus dilakukan dengan tepat. Berikut beberapa alasannya:

1. Peluang Bergabung di Perusahaan yang Sama pada Kesempatan Lain

Alasan pengunduran diri karyawan tidak selalu berkaitan dengan masalah yang terjadi di perusahaan atau lingkungannya. Ada yang memutuskan untuk resign karena alasan pribadi, contohnya mendapatkan pengalaman di industri yang berbeda, bekerja di lokasi yang lebih dekat dengan keluarga, atau melanjutkan pendidikan. Offboarding bisa menjadi kesempatan untuk membuat mantan karyawan tertarik bergabung kembali pada masa depan.

2. Mantan Karyawan Memiliki Pengalaman yang Berkesan

Perpisahan yang baik tentu akan menghasilkan kesan mendalam. Begitu pula proses offboarding, karyawan akan mempunyai kesan dan pengalaman positif ketika meninggalkan perusahaan. Mereka dengan senang hati akan membagikan pengalaman bekerja di suatu perusahaan ke media sosial atau menceritakannya kepada orang di sekitarnya. Secara tidak langsung, hal ini bisa meningkatkan reputasi dan citra perusahaan di mata publik.

3. Peluang Mantan Karyawan Menjadi Klien

Alasan ini bisa terjadi apabila ada karyawan yang resign dan ingin mengembangkan bisnisnya. Ketika bisnisnya sudah berkembang, mereka akan membutuhkan partner bisnis. Mantan karyawan akan kembali menghubungi perusahaan sebagai klien. Hal ini bisa terjadi karena perusahaan menjalankan proses offboarding yang baik sehingga hubungan antara mantan karyawan dan perusahaan tetap terjalin.

4. Menghindari Risiko yang Tidak Diinginkan

Ada beberapa kasus di mana karyawan yang dipecat atau di-PHK merasa tidak puas dengan keputusan perusahaan. Mereka mencoba melampiaskan ketidakpuasan tersebut melalui tindakan yang merugikan perusahaan. Offboarding dilakukan sebagai langkah preventif untuk menghindari risiko yang tidak diinginkan. Dalam proses ini, perusahaan harus memastikan bahwa semua akses mantan karyawan ke data dan sistem perusahaan telah dimatikan.

5. Bentuk Kepastian Hukum

Proses offboarding bisa menjadi kesempatan bagi HRD untuk menjelaskan kembali mengenai hak dan kewajiban yang harus dijalankan ketika berpisah dari perusahaan sesuai kesepakatan dalam kontrak kerja. Perusahaan dan karyawan pun mendapatkan kepastian hukum mengenai hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan ketika keluar dari perusahaan.

Alur Offboarding Karyawan yang Efektif

Proses offboarding setidaknya harus dimulai ketika karyawan sudah memutuskan untuk resign. Sebagai HR, kamu bisa mengikuti langkah-langkah di bawah ini supaya proses offboarding berjalan mulus dan meninggalkan kesan baik di mata mantan karyawan. Yuk, lihat tipsnya.

1. Persiapkan Proses Offboarding

Proses offboarding melibatkan banyak pekerjaan yang perlu dipersiapkan. Kamu harus menjadwalkan pelaksanaan exit interview karyawan dengan pimpinan perusahaan, mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan, dan menyampaikan pengunduran diri seorang karyawan kepada seluruh anggota perusahaan. Sebaiknya kamu mempersiapkan Standard Operational Procedure (SOP) offboarding sejak awal supaya kamu lebih siaga dalam proses ini.

2. Ketahui Dokumen Penting yang Harus Diurus

Dokumen yang dibutuhkan dalam proses offboarding biasanya berkaitan dengan hukum dan perusahaan. Salah satunya dokumen Non Disclosure Agreement (NDA) yang memastikan agar kerahasiaan perusahaan tetap terjaga. Selain itu, kamu juga memerlukan dokumen kontrak kerja, bukti bayar BPJS, surat paklaring (pernyataan pernah bekerja di perusahaan), ijazah karyawan yang ditahan, dan sebagainya.

3. Atur Proses Pengalihan Pekerjaan

Pengunduran diri karyawan tentu tidak akan menghentikan pekerjaan atau tanggung jawab yang sedang berjalan. Kamu bisa bekerja sama dengan manajer atau anggota divisi terkait untuk melakukan proses pengalihan tugas dan tanggung jawab. Langkah ini juga bisa menjadi kesempatan bagi karyawan yang mengundurkan diri untuk mentransfer pengetahuan dan skill yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

4. Lakukan Exit Interview

Tibalah saatnya untuk melakukan proses yang paling penting dalam offboarding, yakni exit interview. Dalam langkah ini, karyawan akan diwawancarai bersama HRD dan pimpinan perusahaan. Kamu bisa menggunakan exit interview untuk mencari tahu kesan karyawan selama bekerja dan evaluasi yang perlu dilakukan oleh perusahaan. Apa pun alasan pengunduran diri karyawan, tetaplah bersikap netral selama exit interview.

Beberapa hal yang bisa perusahaan gali dari wawancara ini meliputi besaran gaji yang ditawarkan kompetitor jika talenta resign karena mendapatkan tawaran dari perusahaan lain, budaya kerja di perusahaan, apa-apa saja yang bisa ditingkatkan dalam operasional perusahaan, dan lainnya.

5. Amankan Properti dan Akses

Dalam tahap ini, kamu harus memastikan bahwa setiap properti perusahaan yang pernah digunakan oleh karyawan sudah dikembalikan. Kamu juga harus memutus setiap akses karyawan dalam bentuk apa pun, mulai dari akses masuk gedung, akses ke email kantor, bahkan akses ke software yang digunakan selama bekerja. Terapkan langkah ini untuk meminimalkan risiko keamanan yang terjadi setelah karyawan keluar dari perusahaan.

6. Tetap Jaga Hubungan Baik dengan Karyawan

Terakhir, jagalah hubungan baik dengan mantan karyawan yang baru meninggalkan perusahaan kamu. Relasi yang tetap harmonis akan meningkatkan peluang kerja sama pada masa depan. Perusahaan akan terhindar dari ketidakpuasan karyawan yang ditunjukkan dengan berbagai tindakan hukum karena di-PHK.

Langkah terakhir ini sangat penting bagi perusahaan karena talenta yang merasa diperlakukan tidak baik oleh perusahaan pada masa akhir baktinya bisa saja membocorkan informasi penting dan sensitif, apalagi jika talenta tersebut memiliki jabatan penting dalam perusahaan sebelumnya.

Mungkin kamu menganggap bahwa offboarding adalah proses yang panjang dan melelahkan. Namun, lakukan proses tersebut dengan maksimal dan tetap hormati mantan karyawan kamu dalam proses ini. 

Itulah dia penjelasan tentang apa itu offboarding. Offboarding merupakan proses penting dalam siklus rekrutmen. Jika dalam onboarding kamu mempersiapkan talenta untuk masuk ke dalam tim, maka offboarding adalah proses untuk belajar dari talenta tentang apa-apa saja yang dapat perusahaan kamu kembangkan. Onboarding dan offboarding merupakan proses penting yang sudah seharusnya menjadi perhatian utama perusahaan dalam alur rekrutmen.

Untuk mempermudah proses offboarding, kamu bisa menggunakan platform RecruitFirst yang dilengkapi iHRS. Proses pengelolaan dan pelacakan data karyawan lebih praktis dengan platform ini. Hubungi kami segera untuk informasi lebih lanjut dan buat manajemen SDM perusahaan kamu lebih efektif hanya dengan RecruitFirst!