Apa itu Rekrutmen Karyawan? Kenali Metode dan Prosesnya Dengan Tepat

Memiliki tim yang handal dan kompeten adalah impian bagi setiap perusahaan. Namun, mencari dan merekrut karyawan yang tepat tidaklah mudah. Oleh karena itu, memahami proses, metode, dan tujuan rekrutmen karyawan sangat penting bagi tim HRD agar dapat menjaga kelangsungan proses operasional perusahaan. Yuk, cari tahu penjelasan selengkapnya dalam artikel berikut ini.

Pengertian Rekrutmen Karyawan

Rekrutmen karyawan adalah salah satu tahap penting dalam manajemen SDM. Rekrutmen dilakukan dalam rangka mendapatkan karyawan terbaik untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Proses rekrutmen terdiri dari beberapa tahap, mulai dari identifikasi calon karyawan yang dibutuhkan, seleksi, wawancara, tahap onboarding, dan penempatan karyawan.

Proses rekrutmen menjadi tanggung jawab tim recruiter. Selain menggunakan tenaga kerja internal, banyak pula perusahaan Indonesia yang menggunakan jasa outsourcing atau alih daya. Metode ini dianggap menguntungkan karena perusahaan bisa menghemat waktu dan biaya dalam mencari kandidat terbaik. Namun, perusahaan tetap harus melakukan evaluasi untuk memastikan kualitas kandidat yang direkrut sesuai dengan kebutuhan.

Untuk memahami pengertian rekrutmen dengan lebih baik, berikut adalah beberapa definisi rekrutmen menurut para ahli yang bisa kamu jadikan panduan:

1. Menurut Dubois, dalam Competency-based Human resource management, rekrutmen adalah proses yang kurang lebih serupa seperti ajang pencarian bakat. Dengan analogi tersebut, rekrutmen karyawan adalah proses untuk menyaring sebanyak mungkin pelamar yang ada.
   
2. Menurut Jackson, Schuler, dan Werner, dalam Pengelolaan Sumber Daya Manusia, rekrutmen adalah proses untuk mencari serta mendapatkan pelamar dengan kualitas yang perusahaan inginkan untuk mengisi posisi atau jabatan yang sedang kosong.
   
3. Menurut Meldona, dalam Manajemen Sumber Daya Manusia Perspektif Integratif, rekrutmen adalah proses untuk mencari pelamar yang memenuhi syarat yang telah ditetapkan dan membujuk pelamar tersebut untuk mengisi posisi lowong yang telah diidentifikasi dalam tahap perencanaan sebelumnya.

Baca Juga: 5 Strategi Pengembangan SDM yang Penting Dipahami

Tujuan Perusahaan Mengadakan Rekrutmen Karyawan

Tujuan utama proses rekrutmen tentu saja untuk memenuhi kebutuhan SDM perusahaan. Namun, ada beberapa tujuan lain yang tidak kalah penting dalam proses rekrutmen, yaitu:

1. Memenuhi Kebutuhan SDM Perusahaan

Inilah yang menjadi tujuan utama proses rekrutmen, yakni memenuhi kebutuhan SDM perusahaan dalam jangka pendek maupun panjang. Ketika ada posisi atau jabatan yang kosong, tim Human Resources (HR) harus mencari kandidat yang tepat untuk mengisinya supaya proses operasional bisnis tidak terganggu.

2. Mengumpulkan Data Pencari Kerja atau Talent Pool

Proses rekrutmen juga bermanfaat untuk menjaring data para pencari kerja yang tertarik melamar di suatu perusahaan. Ketika tim HR menyebarluaskan lowongan kerja melalui berbagai saluran, perusahaan akan mendapatkan banyak pelamar yang mengirimkan CV-nya. Jumlah pelamar tersebut bisa menjadi data talent pool yang menentukan ketertarikan masyarakat untuk bekerja di perusahaan atau posisi tertentu.

3. Memilih Kandidat Ideal

Rekrutmen juga bertujuan untuk mendapatkan kandidat yang ideal dan mampu memenuhi permintaan perusahaan. Kandidat yang ideal tidak hanya memiliki kualifikasi dan kemampuan yang dibutuhkan, tetapi juga sejalan dengan nilai dan budaya perusahaan. Sementara itu, kandidat yang tidak memenuhi syarat akan langsung didiskualifikasi supaya proses seleksi berjalan lebih efektif.

4. Pemberdayaan SDM

Secara tidak langsung, proses rekrutmen juga dilakukan untuk memberdayakan SDM yang ada dalam perusahaan. Karyawan yang masih bekerja di instansi tersebut akan lebih terbantu dengan kehadiran SDM yang baru. Pekerjaan menjadi lebih ringan serta mereka bisa mendapatkan pengetahuan dan keahlian baru berkat kehadiran kandidat tersebut.

Baca Juga: Panduan Lengkap Perencanaan SDM untuk Merealisasikan Visi Perusahaan

Metode Rekrutmen Karyawan yang Bisa Perusahaan Terapkan

Tidak sedikit masyarakat yang berasumsi bahwa proses rekrutmen biasanya dilakukan dengan mengunggah lowongan kerja di portal online. Nyatanya, ada banyak metode rekrutmen yang bisa menjadi pilihan bagi perusahaan dalam mendapatkan karyawannya, yaitu:

1. Rekrutmen Internal

Pilihan pertama adalah rekrutmen secara internal. Metode ini merupakan cara paling mudah dalam mencari karyawan yang tepat adalah karena tim HR hanya memanfaatkan jaringan internal perusahaan.

Kamu bisa mengunggah iklan lowongan kerja ke website perusahaan atau papan pengumuman, meminta referensi dari karyawan lain, atau memindahkan karyawan yang sudah ada ke posisi yang lebih sesuai.

Metode ini terbukti efektif dalam mendapatkan karyawan ideal yang dibutuhkan. Perusahaan juga bisa menghemat uang yang seharusnya digunakan untuk orientasi dan pelatihan karyawan baru.

2. Mengunggah di Portal Lowongan Kerja

Pilihan ini merupakan metode rekrutmen secara internal karena sudah melibatkan masyarakat umum. Metode inilah yang populer digunakan pada era digital ini. Dalam portal pencari kerja seperti RecruitFirst, kamu berpeluang untuk menemukan ratusan bahkan ribuan pencari kerja aktif. 

Salah satu manfaat terbesar dari metode ini adalah kamu tidak perlu repot menawarkan pekerjaan kepada calon karyawan. Merekalah yang akan datang dan melamar pekerjaan di perusahaan kamu. Kamu hanya perlu mengunggah informasi mengenai kriteria karyawan yang dibutuhkan, tugas yang akan dikerjakan, serta fasilitas yang akan diberikan perusahaan.

3. Menggunakan Jasa Agen Perekrutan

Kamu juga bisa menggunakan jasa agen perekrutan untuk memudahkan proses rekrutmen. Dalam metode ini, kamu hanya perlu memberikan informasi mengenai kriteria kandidat yang dibutuhkan serta manfaat yang akan diterima untuk menarik minat para pencari kerja.

Agen perekrutan akan mencari calon karyawan yang sesuai permintaan perusahaanmu setelah mendapatkan datanya. Mereka juga akan melakukan wawancara terlebih dahulu kepada calon karyawan yang tertarik melamar di perusahaanmu.

Apabila ternyata calon karyawan tersebut sesuai dengan yang kebutuhan perusahaan, agen perekrutan akan meneruskan informasi tentang calon karyawan tersebut kepada kamu.

Baca Juga: Bagaimana Proses Rekrutmen yang Efektif?

4. Menggunakan Jasa Perekrut Eksekutif atau Headhunter

Apa perbedaan jasa agen perekrutan dan perekrut eksekutif atau headhunter? Perbedaannya adalah headhunter bisa mencari kandidat dari perusahaan kompetitor kamu. Apabila kamu sudah memiliki gambaran calon karyawan ideal, kamu bisa menggunakan jasa headhunter. 

Mereka akan menawarkan pekerjaan kepada calon karyawan dari perusahaan lain yang sedang tidak aktif mencari pekerjaan. Metode ini sangat bermanfaat karena bisa menghemat waktu dan memudahkan kamu dalam mendapatkan karyawan tanpa usaha yang cukup besar.

5. Talent Pool

Pilihan terakhir adalah metode talent pool yang berisi data pencari kerja yang pernah melamar di perusahaan kamu, namun tidak memenuhi kriteria yang dibutuhkan pada proses rekrutmen berlangsung. Walaupun mereka tidak diterima, bukan berarti kandidat tersebut tidak berkualitas atau tidak cocok dengan perusahaan kita.

Kamu bisa memanfaatkan database talent pool untuk mencari calon karyawan yang sesuai kriteria yang dibutuhkan. Talent pool juga bisa menghemat biaya dalam proses rekrutmen karena kamu tidak perlu lagi memasang iklan lowongan kerja atau mencari kandidat di luar perusahaan.

Cukup periksa database yang tersedia, kamu akan menemukan calon karyawan yang potensial dan bisa segera merekrut mereka. Hanya saja, kamu perlu memastikan bahwa data yang tersedia di dalamnya merupakan data terbaru dan calon karyawannya masih aktif dihubungi.

Panduan Proses Rekrutmen Karyawan yang Efektif

Rekrutmen karyawan adalah proses yang panjang dan kompleks. Proses ini memiliki banyak aspek yang perusahaan harus rencanakan dengan matang agar mereka bisa mendapatkan karyawan yang benar-benar mereka butuhkan.

Untuk membantu kamu merencanakan pencarian karyawan, berikut adalah beberapa langkah untuk merencanakan rekrutmen karyawan yang efektif:

1. Identifikasi Kebutuhan Posisi atau Jabatan

Proses rekrutmen dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan posisi atau jabatan lowong yang diperlukan. Adapun pertimbangan untuk melakukan proses rekrutmen didasarkan pada kebutuhan tenaga kerja perusahaan dan kondisi karyawan pada saat tersebut. Perlu diingat bahwa hasil dari rekrutmen harus sesuai rencana bisnis perusahaan yang telah ditetapkan.

2. Publikasikan Lowongan Pekerjaan

Setelah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan, barulah kamu membuat dan memublikasikan lowongan kerja. Ada baiknya kamu menginformasikan karyawan lain mengenai rencana perekrutan ini. Mereka bisa membantu dengan mencari tenaga kerja yang sesuai kriteria supaya proses rekrutmen berjalan lebih efektif.

Di zaman teknologi ini, perusahaan memiliki banyak pilihan untuk mempublikasikan lowongannya. Kamu bisa mencoba mempublikasikan lowongan pekerjaan di media sosial milik perusahaan, platform job portal, atau menyewa influencer di bidang tenaga kerja untuk mempbulikasikan lowongan kerja perusahaan kamu di sosial media milik mereka.

Sebagai langkah untuk evaluasi kedepannya, kamu bisa meminta kandidat untuk memberi tahu dari mana mereka menerima lowongan tersebut sehingga kamu bisa lebih memfokuskan usaha untuk menyaring talenta dari portal yang memberi banyak calon tenaga kerja.

3. Review Lamaran yang Sudah Masuk

Biasanya, karyawan akan mengirimkan lamaran kerja berisi CV, surat lamaran, portofolio, dan berkas yang dibutuhkan. Seluruh lamaran yang sudah masuk harus diperiksa kembali dan disortir berdasarkan spesifikasi dan kebutuhan perusahaan. Pelamar kerja yang memenuhi syarat akan dihubungi oleh tim HR untuk mengikuti tahap screening dan wawancara kerja.

Baca Juga: 4 Tips Ampuh Melakukan Screening CV untuk Menemukan Kandidat Terbaik

4. Wawancara dan Tes Seleksi Kandidat Berkompeten

Berikutnya, tim recruiter akan mengadakan wawancara kerja dengan kandidat yang memenuhi syarat. Wawancara biasanya dilakukan minimal dua kali. Tahap pertama adalah wawancara bersama tim HR, sedangkan tahap kedua bersama user atau calon atasan mereka. Selain itu, ada juga tes seleksi untuk menguji kompetensi yang dimiliki oleh kandidat tersebut.

5. Pemilihan Karyawan untuk Penempatan Kerja

Setelah wawancara dan tes seleksi selesai dilakukan, kamu bisa memilih kandidat yang paling berkualitas dan benar-benar memenuhi syarat. Kamu bisa memberitahukan kandidat yang lolos bahwa mereka telah diterima bekerja. Namun, ada baiknya kamu menyampaikan keputusan kepada kandidat yang tidak lolos seleksi supaya mereka tidak menunggu terlalu lama.

6. Negosiasi Gaji dan Tanggal Mulai Bekerja

Setelah mendapatkan kandidat yang diterima, perusahaan akan melakukan negosiasi gaji dan menentukan tanggal mulai bekerja. Perusahaan akan menjelaskan keuntungan yang bisa diperoleh calon karyawan. Proses penandatanganan surat perjanjian kerja bersama juga dilakukan dalam tahap ini.

7. Menyambut Karyawan Baru

Selamat! Kamu sudah menemukan karyawan baru yang siap bekerja di tempatmu. Dalam tahap ini, kamu harus melakukan proses onboarding dan orientasi supaya mereka lebih mengenal perusahaan. Kamu juga harus memperkenalkan karyawan baru kepada seluruh anggota perusahaan supaya mereka merasa diterima. Tidak ada salahnya kamu juga menugaskan seorang mentor yang akan membantu mereka dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya selama masa probation.

Baca Juga: Perbedaan Rekrutmen Internal dan Eksternal dari Berbagai Sisi

Kesimpulan

Ada banyak metode rekrutmen karyawan, namun kamu bisa mencoba menggunakan jasa outsourcing dari RecruitFirst! Tentu ada keuntungan besar yang bisa kamu dapatkan selain menghemat waktu dan biaya untuk mencari karyawan.

Kami akan melakukan proses seleksi yang lebih ketat sehingga kamu hanya mendapatkan karyawan yang benar-benar ideal untuk diwawancarai. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai jasa outsourcing kami? Hubungi kami segera dan mulailah bekerja sama dengan RecruitFirst untuk menemukan karyawan impian kamu!