Panduan Lengkap Perencanaan SDM untuk Merealisasikan Visi Perusahaan

Banyak perusahaan yang mengalami masalah kekurangan jumlah Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten dan memiliki kemampuan yang dibutuhkan. Alhasil, perusahaan tidak dapat beroperasi secara efektif dan mengakibatkan kerugian hingga ratusan juta. Di sinilah peran penting perencanaan SDM untuk mengantisipasi masalah tersebut. 

Kamu bisa memastikan bahwa jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan dan kondisi yang ada sudah sesuai dengan adanya perencanaan SDM yang baik. Tidak hanya itu, kamu juga bisa memastikan bahwa kualitas tenaga kerjanya memadai untuk melakukan pekerjaan yang diperlukan.

Dalam artikel ini, kamu akan memahami pentingnya perencanaan SDM yang tepat serta mengetahui langkah praktis dalam merencanakannya. Jadi, simaklah artikel ini sampai selesai untuk menemukan solusi yang tepat dalam perencanaan SDM di perusahaan kamu.

Pengertian Perencanaan SDM

Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) adalah proses perkiraan atau peramalan (forecasting) yang sistematis untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah SDM yang baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Dalam hal kuantitas, perusahaan harus memiliki tenaga kerja yang cukup dan memenuhi posisi yang dibutuhkan. Sebaliknya dari segi kualitas, perusahaan mengharapkan karyawan yang kompeten dalam melakukan pekerjaan manusia.

Apakah yang dimaksud dengan Sumber Daya Manusia itu? SDM menurut KBBI adalah potensi manusia yang dapat dikembangkan untuk proses produksi sebuah perusahaan. Artinya, SDM yang berkualitas dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan lebih efektif.

Beberapa ahli memiliki pengertian yang berbeda mengenai perencanaan SDM. Robert L. Mathis dan John H. Jackson (2001) mendefinisikan perencanaan SDM sebagai proses analisis dan identifikasi kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga perusahaan bisa mencapai tujuan. 

Sedangkan menurut Andrew E. Sikula, perencanaan SDM adalah proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan memenuhi kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya selaras dengan rencana perusahaan.

Mondy & Noe (1995) menjelaskan bahwa perencanaan SDM adalah proses sistematis dalam mengkaji keadaan sumber daya manusia suatu perusahaan untuk memastikan bahwa jumlah dan kualitasnya tetap tersedia pada saat dibutuhkan. 

Sementara itu, William B. Werther dan Keith Davis menjelaskan bahwa perencanaan SDM adalah proses sistematis dalam meramalkan kebutuhan pegawai dan ketersediaan pada masa yang akan datang, baik jumlah maupun jenisnya, sehingga tim Human Resources Department (HRD) dapat merencanakan pelaksanaan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan aktivitas lainnya dengan baik.

Baca juga: 6 Faktor yang Memengaruhi Perencanaan SDM pada Perusahaan

Alasan Perusahaan Harus Melakukan Perencanaan SDM

Perencanaan SDM memiliki peran penting bagi perusahaan. Perencaan SDM dapat menjawab pertanyaan seperti seberapa banyak kebutuhan sumber daya yang perusahaan butuhkan? Terlalu banyak merekrut akan membebani perusahaan dengan biaya operasional, terlalu sedikit akan membuat beberapa karyawan kelebihan beban kerja.

Selain itu, perencanaan SDM juga dapat menjawab pertanyaan apa yang harus kamu lakukan dengan SDM yang akan kamu rekrut dan sudah ada. Apakah perusahaanmu harus melatih talenta yang ada atau mencari talenta baru dengan kemampuan yang perusahaan butuhkan?

Perencanaan SDM bertujuan untuk memastikan kesesuaian antara jumlah dan kualitas tenaga kerja dengan kebutuhan perusahaan. Selain tujuan tersebut, ada beberapa alasan perusahaan perlu menerapkan perencanaan SDM, antara lain:

1. Memantau Permintaan dan Ketersediaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan SDM berguna untuk memantau kebutuhan tenaga kerja pada masa depan (demand) serta memprediksi ketersediaan tenaga kerja yang diperlukan (supply). Langkah ini sangat diperlukan ketika perusahaan mengalami perubahan dalam struktur organisasi kerja atau hendak meningkatkan skala bisnis.

2. Menemukan Kandidat yang Tepat

Perencanaan SDM memberikan data tentang kebutuhan tenaga kerja dan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tim HRD akan lebih mudah menemukan kandidat yang sesuai dengan kompetensi dan karakteristik yang dibutuhkan oleh perusahaan. Kalau kamu membutuhkan panduan rekrutmen yang efektif untuk menemukan kandidat yang tepat, kamu bisa membaca artikel berikut ini: Bagaimana Proses Rekrutmen yang Efektif?

3. Menempatkan Karyawan Pada Posisi Terbaik

Perencanaan SDM juga membantu perusahaan dalam menempatkan karyawan pada posisi yang sesuai dengan kemampuan dan keahlian yang dimilikinya. Karyawan dapat memberikan performa dan prestasi terbaik dalam bekerja apabila mereka melakukan pekerjaan yang relevan dengan keahlian yang dimilikinya.

4. Efisiensi Perusahaan

Perencanaan SDM membantu perusahaan dalam menghindari pengeluaran yang tidak perlu dan pekerjaan organisasi menjadi lebih efisien. Perusahaan dapat menghindari situasi berupa terlalu banyak pekerja yang mengakibatkan pembengkakan biaya gaji karyawan. Sebaliknya, perusahaan juga dapat memastikan jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Cara Membuat Perencanaan SDM yang Efektif

Proses perencanaan sumber daya manusia merupakan hal penting dan berpengaruh pada keberhasilan bisnis dalam jangka panjang. Proses ini terdiri dari tiga langkah yang perlu dilakukan secara hati-hati dan terencana. Terapkan cara di bawah ini agar perencanaan SDM perusahaan kamu lebih efektif

1. Menilai Jumlah Karyawan Saat Ini

Langkah pertama dalam perencanaan SDM adalah mengevaluasi ketersediaan tenaga kerja pada saat ini. Evaluasi ini meliputi penilaian berbagai aspek SDM, mulai dari kualifikasi, pengalaman, usia, jabatan, kinerja, hingga kompensasi yang dibayarkan. Dalam tahap ini, tim HRD bisa mewawancarai manajer tim untuk memahami tantangan SDM yang sedang dihadapi serta kualifikasi yang dirasa penting untuk dimiliki oleh karyawan tim tersebut.

2. Menganalisis Kebutuhan Sumber Daya Manusia Masa Depan

Langkah selanjutnya adalah menganalisis kebutuhan tenaga kerja pada masa mendatang. Dalam langkah ini, HR harus mempertimbangkan berbagai variabel, yakni pengurangan SDM, lowongan yang akan dibuka, promosi jabatan, mutasi karyawan, dan sebagainya. Gunakan juga variabel tidak terduga yang mencakup pengunduran diri serta pemecatan sebagai bahan pertimbangan dalam analisis.

Setelahnya, tim HRD dapat mencocokkan tenaga kerja yang ada saat ini dengan perkiraan kebutuhan tenaga kerja pada kemudian hari dan membuat demand forecast (perkiraan permintaan). Ketahui juga strategi dan tujuan bisnis jangka panjang agar perkiraan permintaan tetap sesuai untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

3. Mengembangkan Strategi untuk Implementasi Rencana

Terakhir, tim HRD dapat mengembangkan strategi berdasarkan perkiraan permintaan SDM yang sudah dibuat. Strategi yang dibuat harus bisa memberikan solusi bagi kekurangan masalah SDM di perusahaan, contohnya relokasi, rekrutmen, outsourcing, pelatihan, manajemen SDM, atau mengubah kebijakan terkait SDM. Perusahaan juga bisa menggunakan jasa konsultan untuk meminimalisir reaksi negatif, khususnya mengenai masalah hukum. Kalau kamu tertarik dengan sistem outsourcing, kamu bisa mulai memahami kelebihannya di artikel berikut ini: Dari Efisiensi hingga Biaya, Simak 6 Kelebihan Outsourcing bagi Perusahaan

Perusahaan dapat memastikan ketersediaan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan bisnis pada masa mendatang apabila melakukan proses perencanaan SDM yang baik dan terencana. Selain itu, perusahaan juga dapat meningkatkan kinerja dan efisiensi bisnis secara keseluruhan.

Hal yang Harus Diperhatikan dalam Membuat Perencanaan SDM

Perencanaan SDM tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan oleh tim HRD agar bisa membuat perencanaan SDM yang efektif. Berikut adalah beberapa faktor yang perlu diperhatikan:

1. Pertumbuhan (Growth)

Setiap perusahaan memiliki tingkat pertumbuhan yang berbeda-beda. Sebelum membuat perencanaan SDM, tim HRD perlu mempertimbangkan faktor pertumbuhan finansial dan kebutuhan perusahaan. Pertimbangkan jika perusahaan memiliki anggaran untuk melakukan ekspansi dan membutuhkan banyak SDM.

2. Perubahan (Change)

Perubahan bisa terjadi kapan saja. Oleh karena itu, tim HRD harus memiliki fleksibilitas untuk memenuhi kebutuhan perusahaan ketika perubahan terjadi. Dalam melakukan perencanaan SDM, tim HRD perlu mempertimbangkan berbagai skenario perubahan dan mempersiapkan solusi terbaik untuk mengatasi perubahan tersebut.

3. Teknologi (Technology)

Teknologi menjadi hal yang sangat penting pada era digital ini. Tim HRD perlu memahami fungsi dan peran teknologi dalam operasional perusahaan. Apabila diperlukan, tim HRD juga bisa merencanakan pelatihan untuk karyawan agar dapat mempelajari fitur ataupun perangkat yang digunakan dalam perusahaan. Karyawan bisa meningkatkan kualitas kerjanya serta menjaga kompetensi perusahaan dalam menghadapi persaingan.

Nah, itulah beberapa tip dan strategi yang bisa kamu terapkan dalam melakukan perencanaan SDM di perusahaan. Jangan lupa untuk selalu mengutamakan kebutuhan dan pertumbuhan perusahaan dalam melakukan perencanaan SDM ya! Jika kamu sedang mencari solusi dalam mencari dan merekrut karyawan, cobalah menggunakan jasa outsourcing dari RecruitFirst. 

Tim RecruitFirst yang berpengalaman dan profesional siap membantu perusahaan dalam mencari karyawan terbaik dan tepercaya. Yuk, segera hubungi kami untuk informasi lebih lanjut mengenai jasa outsourcing ini! Dapatkan karyawan berkualitas untuk kemajuan perusahaan hanya dari RecruitFirst!

Pertanyaan Umum tentang Perencanaan SDM

Mengapa perencanaan sumber daya manusia harus searah dengan strategi perusahaan?

Perencaan SDM harus searah dengan strategi perusahaan karena tujuan utama perencanaan SDM adalah untuk memfasilitasi kebutuhan perusahaan untuk mencapai tujuan. Jika perencaan SDM tidak mengindahkan strategi perusahaan akan timbul kesenjangan antara kebutuhan dan realisasi rencana yang dapat berdampak pada kesehatan perusahaan.

Apa saja kendala dalam perencanaan SDM?

Beberapa kendala dalam perencanaan SDM meliputi tidak lengkapnya data karyawan saat ini, memandang sebelah mata pelatihan karyawan, terlalu cepat untuk memutuskan merekrut karyawan baru, dan membuat deskripsi pekerjaan yang tidak sesuai.