Perbedaan HRD dan Personalia: Definisi & Peran di Perusahaan

Tahukah kamu perbedaan antara HRD dan personalia? Kedua bidang ini sering dianggap sebagai peran yang sama. Tidak heran kalau kamu sering menemukan karyawan yang salah menyebut HRD dan personalia.

Faktanya, kedua peran ini mempunyai perbedaan yang mencolok, terutama dari segi tugasnya. Jadi, apa perbedaan HRD dan personalia? Yuk, kita kupas tuntas mulai dari definisi, tugas, dan perbedaannya dalam artikel ini.

Apa Itu Human Resources Department (HRD)?

Human Resources Department atau HRD adalah divisi yang bertugas dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Mulai dari merekrut hingga mengembangkan potensi karyawan, semuanya termasuk dalam lingkup kerja HRD.

Peran HRD sama pentingnya dengan keberadaan sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan. Tugas HRD tak hanya sekadar merekrut dan mengumpulkan tenaga kerja, namun juga memastikan supaya setiap karyawan memiliki kesempatan untuk berkembang, baik secara profesional maupun pribadi.

Baca juga: 10 Faktor Kepuasan Kerja Karyawan pada Sebuah Perusahaan

Tugas Human Resources Department (HRD)

Penasaran dengan apa saja yang dikerjakan HRD? Yuk, kita lihat beberapa tugas mereka dalam pengembangan SDM perusahaan:

1. Rekrutmen dan Seleksi

HRD bertanggung jawab dalam mencari talenta terbaik untuk bergabung dengan perusahaan. Proses rekrutmen yang mereka lakukan meliputi iklan lowongan pekerjaan, seleksi berkas, hingga melakukan wawancara dengan calon karyawan. Mereka juga berusaha memastikan bahwa setiap karyawan yang direkrut sesuai dengan nilai dan visi yang dianut perusahaan.

2. Pelatihan dan Pengembangan

Tugas HRD tidak berakhir setelah perekrutan karyawan selesai. Mereka juga harus merancang program pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan, baik karyawan baru maupun karyawan lama. Pelatihan ini meliputi berbagai aspek, seperti kemampuan teknis, keterampilan interpersonal, dan manajemen waktu, sesuai dengan kebutuhan karyawan yang dilatih.

3. Penilaian Kinerja Karyawan

Ketiga, HRD juga punya tugas mengevaluasi kinerja karyawan secara berkala. Lewat penilaian, HRD bisa melihat sejauh mana karyawan sudah mencapai target dan ekspektasi perusahaan. Nah, feedback dari penilaian kinerja ini juga bisa jadi bahan buat perbaikan dan pengembangan lebih lanjut. Penilaian ini penting buat membantu karyawan berkembang dan memajukan perusahaan.

4. Career Planning

Karyawan tentu saja memiliki harapan dan impian karier yang ingin dicapai. Nah, HRD berperan dalam membantu merencanakan karier mereka di perusahaan. Dengan memahami tujuan dan keinginan karyawan, HRD dapat memberikan arahan yang tepat untuk membantu karyawan mencapai tujuan kariernya.

Baca juga: 5 Model Perilaku Organisasi yang Dapat Kamu Terapkan

Mengenal Peran Personalia

Personalia mempunyai peran dengan fokus pada pekerjaan administratif yang berkaitan dengan karyawan dan perusahaan. Mereka berurusan dengan berbagai aspek administratif untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan.

Meskipun personalia mengurus hal administratif, peran mereka tidak bisa dianggap remeh. Mereka punya tugas penting, seperti mengurus kebutuhan karyawan, manajemen aset perusahaan, dan memberikan kompensasi buat karyawan. Jadi, peran personalia sangat penting di balik kelancaran administrasi yang berkaitan dengan SDM.

Tidak cuma itu, mereka juga ahli dalam mengatur hubungan antara perusahaan dan karyawan. Jadi, mereka punya peran besar dalam menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan dan harmonis, supaya semua karyawan bisa bekerja dengan senang hati!

Tugas Personalia di Perusahaan

Berbeda dari tugas seorang HRD, personalia mempunyai beberapa tugas penting dalam perusahaan, yaitu:

1. Pengarsipan Data Karyawan

Personalia bertanggung jawab untuk mengelola dan menyimpan data karyawan dengan rapi dan aman. Informasi seperti dokumen pribadi, kontrak kerja, dan riwayat kinerja harus tersimpan dengan baik dan mudah diakses jika diperlukan. Mereka juga yang mengurus proses onboarding karyawan baru dan mengumpulkan data mereka.

2. Penyusunan Surat Perjanjian Kerja

Ketika ada karyawan baru yang bergabung atau ada perubahan dalam kontrak kerja, tugas personalia adalah menyusun surat perjanjian kerja yang jelas dan sesuai dengan peraturan perusahaan dan hukum yang berlaku.

3. Pengelolaan Sistem Absensi

Sistem absensi yang baik adalah kunci untuk memastikan kehadiran karyawan yang teratur dan akurat. Personalia harus memastikan bahwa sistem absensi berjalan lancar dan semua kehadiran karyawan tercatat dengan benar.

4. Manajemen Payroll

Pengelolaan gaji dan tunjangan karyawan merupakan tugas penting personalia. Mereka harus memastikan bahwa setiap karyawan mendapatkan gaji yang sesuai dengan ketentuan perusahaan dan tepat waktu.

Baca juga: Apa itu Organizational Development dan Peran HR di Dalamnya

Perbedaan HRD dan Personalia dalam Sebuah Perusahaan

Kesimpulannya adalah perbedaan HRD dan personalia terletak pada fokus dan tanggung jawab yang berbeda dalam perusahaan. HRD lebih berperan dalam mengelola SDM secara menyeluruh, termasuk pengembangan karyawan. Di sisi lain, personalia lebih berfokus pada aspek administratif yang berkaitan dengan SDM. 

Terlepas dari perbedaan HRD dan personalia yang mencolok, perlu diingat bahwa dua divisi ini memiliki peran yang krusial dan saling melengkapi untuk kesuksesan perusahaan. Salah satu momen yang mengharuskan HRD dan personalia bekerja sama adalah perekrutan karyawan baru.

Bersama RecruitFirst Jadi Lebih Mudah

Sebagai perusahaan outsourcing, RecruitFirst menyadari pentingnya penggunaan tools yang tepat dalam proses perekrutan. Nah, agar tugas HRD dan personalia berjalan lancar, kamu bisa menggunakan digital toolbox dari RecruitFirst.

Digital toolbox ini terdiri dari fitur ELLA untuk mengirimkan surat perjanjian kerja kepada karyawan, fitur eToS untuk menandatangani kontrak kerja, hingga iHRS untuk manajemen data karyawan baru. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut tentang digital toolbox ini!

Baca Juga: Apa Itu HRBP? Kenali Definisi, Peran, Beserta Fungsinya