Kenali Time to Hire, Strategi Efektif untuk Proses Rekrutmen

Dalam dunia perekrutan yang semakin kompetitif, kecepatan menjadi salah satu faktor kunci yang menentukan keberhasilan perusahaan dalam mendapatkan talenta terbaik. Pada umumnya, proses rekrutmen karyawan membutuhkan waktu rata-rata sekitar 36 hari untuk diselesaikan, sementara sebagian besar pencari kerja berharap mendapat jawaban dalam waktu dua minggu setelah wawancara. 

Ketika proses perekrutan berjalan lambat, perusahaan berisiko kehilangan kandidat berkualitas tinggi karena kandidat tersebut bisa jadi mendapat penawaran lebih cepat dari perusahan lain. Oleh karena itu, time to hire menjadi aspek perekrutan yang perlu dimaksimalkan guna mendapatkan kandidat terbaik.

Untuk mengetahui lebih jelas tentang apa itu time to hire, strategi dan cara mengukurnya, serta perbedaannya dengan time to fill, baca artikel ini sampai selesai!

Apa itu Time to Hire?

Time to hire adalah salah satu metrik yang sering digunakan dalam dunia rekrutmen untuk mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan sejak seorang kandidat pertama kali melamar hingga ia menerima tawaran kerja di sebuah perusahaan. 

Metrik ini biasanya dipengaruhi oleh beberapa hal, seperti industri dan kompleksitas pekerjaan yang ditawarkan. Hal ini juga menjadi indikator penentu terkait seberapa efisien sebuah perusahaan dalam menyelesaikan proses rekrutmen.

Proses rekrutmen yang lambat, baik karena terlalu banyak wawancara atau penundaan dalam pengambilan keputusan akan memperpanjang time to hire. Selain itu, waktu yang dihabiskan oleh kandidat untuk mempertimbangkan tawaran kerja juga akan memengaruhi metrik ini.

Mengapa Time to Hire Penting?

Mempersingkat time to hire penting karena aspek ini berdampak langsung terhadap kualitas perekrutan, pengalaman kandidat, serta efisiensi biaya. Hal ini karena sebagian besar pelamar kerja biasanya menilai kualitas sebuah perusahaan dari seberapa efisien proses rekrutmennya.

Apabila sebuah perusahaan terlalu lambat dalam merespons, kandidat dapat berasumsi bahwa perusahaan tersebut tidak menghargai waktu mereka. Selain itu, perusahaan yang proses rekrutmennya cepat cenderung lebih berpeluang untuk mendapatkan kandidat berkualitas tinggi.

Namun, tak hanya memengaruhi pengalaman kandidat, time to hire juga menyebabkan potensi penurunan produktivitas karena posisi kosong yang belum terisi, serta pengeluaran biaya untuk pemasangan iklan lowongan pekerjaan. 

Semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi, semakin tinggi pula biaya yang dikeluarkan. Dengan demikian, time to hire memiliki pengaruh yang cukup besar.

Baca juga: 9 Proses Rekrutmen yang Efektif untuk Menemukan Talenta

Cara Menghitung Time to Hire

Untuk menghitung time to hire, cukup hitung jumlah hari antara tanggal kandidat melamar pekerjaan hingga tanggal mereka menerima tawaran kerja. Sementara untuk mendapatkan rata-rata time to hire, tambahkan seluruh waktu yang dihabiskan untuk setiap perekrutan, lalu bagi dengan jumlah total karyawan yang direkrut.

Contohnya, jika kandidat pertama melamar pada 1 Mei dan menerima tawaran kerja pada 21 Mei, maka:

21 hari – 1 hari = 20 hari. 

Jadi, time to hire untuk kandidat tersebut adalah 20 hari. 

Jika kandidat kedua melamar pada 3 Mei dan menerima tawaran kerja pada 22 Mei, maka:

22 hari – 3 hari = 19 hari.

Jadi, time to hire untuk kandidat kedua adalah 19 hari.

Untuk menghitung rata-rata time to hire, jumlahkan waktu yang dibutuhkan kedua kandidat, kemudian bagi dengan jumlah total kandidat.

(20 hari + 19 hari) / 2 = 19,5 hari

Jadi, rata-rata time to hire untuk kedua kandidat tersebut adalah 19,5 hari.

Strategi Mengurangi Time to Hire

Berikut adalah beberapa strategi yang bisa kamu terapkan untuk mempercepat proses rekrutmen tanpa mengorbankan kualitas kandidat:

1. Data-Driven Recruitment

Pengambilan keputusan berbasis data dapat membantu perusahaan mengidentifikasi faktor-faktor yang memperlambat proses rekrutmen. Dengan memantau metrik terkait berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi, maka langkah-langkah yang memperlambat proses rekrutmen bisa diidentifikasi dan diperbaiki. 

Misalnya, jika proses penyaringan resume kandidat terlalu memakan waktu, kamu bisa mempertimbangkan teknologi Application Tracking System (ATS) atau algoritma machine learning untuk menyederhanakan proses penyaringan tersebut.

2. Menetapkan Proses Rekrutmen yang Terstruktur

Proses rekrutmen yang tidak terstruktur juga sering kali menyebabkan kebingungan dan keterlambatan sehingga berdampak pada time to hire. Oleh karena itu, dengan menetapkan proses rekrutmen yang jelas dan terdokumentasi, perusahaanmu bisa memastikan setiap tahapan berjalan secara efisien.

Sebagai contoh, HR dan manajer perekrutan sebaiknya menyusun daftar tugas yang harus dilakukan dari awal hingga akhir proses rekrutmen, mulai dari pengumuman lowongan pekerjaan, proses penyaringan, wawancara, hingga penawaran kerja.

Nah, dalam daftar tersebut, setiap anggota tim diberikan tanggung jawab spesifik, seperti ada yang bertanggung jawab untuk mengunggah iklan lowongan dan ada juga yang bertugas untuk menjadwalkan wawancara. Dengan pembagian tersebut, kebingungan dan risiko penundaan bisa diminimalkan karena setiap langkah sudah terencana dan terbagi dengan baik.

Baca juga: 4 Tips Mencegah Kandidat Mundur dalam Proses Rekrutmen, Perekrut Wajib Tahu! 

3. Membangun Talent Pool

Dengan membangun talent pool atau menyimpan data kandidat potensial, perusahaan tidak perlu memulai proses rekrutmen dari nol setiap kali ada lowongan. Jadi, kandidat potensial yang sudah pernah berinteraksi dengan perusahaan bisa dengan cepat dihubungi kembali saat ada posisi yang sesuai.

4. Mengoptimalkan Halaman Karier

Dengan meningkatkan kualitas halaman karier, terutama di website perusahaan, kamu bisa meningkatkan minat pelamar dan mempercepat proses rekrutmen. Sebisa mungkin, buat tampilan halaman karier yang simpel sehingga calon karyawan bisa dengan mudah menemukan informasi tentang lowongan pekerjaan yang tersedia, proses rekrutmen, dan cara melamar, serta tambahkan fitur pencarian untuk mempermudah navigasi.

Selain itu, pastikan setiap deskripsi pekerjaan memiliki informasi mengenai tanggung jawab pekerjaan, kualifikasi, dan manfaat yang ditawarkan perusahaan.

5. Menggunakan Assessment Tools

Assessment tools adalah alat yang digunakan untuk mengevaluasi keterampilan, kemampuan, kepribadian, serta kecocokan kandidat dengan posisi pekerjaan dan budaya perusahaan. Dengan menggunakan alat ini, perusahaan bisa lebih efisien dalam menyaring kandidat yang benar-benar memenuhi kualifikasi.

Perbedaan Time to Fill vs Time to Hire

Seperti yang telah dijelaskan, time to hire adalah waktu yang dibutuhkan dari saat seorang kandidat mengajukan lamaran hingga menerima tawaran kerja. Sementara itu, time to fill adalah waktu total yang dibutuhkan untuk mengisi suatu posisi dari saat manajemen memberikan persetujuan untuk membuka lowongan hingga posisi tersebut terisi oleh kandidat yang diterima.

Demikian penjelasan mengenai time to hire– mulai dari definisi, cara menghitung, strategi, dan perbedaannya dengan time to fill. Dengan mengetahui langkah-langkah yang dapat diambil untuk meningkatkan efisiensi rekrutmen, perusahaan kamu bisa lebih cepat dalam menemukan kandidat yang tepat dan berkualitas.

Mengelola proses rekrutmen yang efisien tidak selalu mudah dan memerlukan pengalaman serta sumber daya yang tidak sedikit. Oleh karena itu, daripada mengandalkan proses rekrutmen internal yang memakan waktu, sebaiknya pertimbangkan untuk menggunakan Jasa Executive Search dari RecruitFirst Indonesia. 

Tim ahli kami siap membantu perusahaanmu menemukan dan merekrut kandidat terbaik dengan cepat dan efektif sehingga kamu bisa memfokuskan sumber daya dan waktu yang ada pada pengembangan bisnis.

Jadi, tunggu apa lagi? Percayakan kebutuhan rekrutmenmu di RecruitFirst Indonesia dengan menghubungi kami sekarang juga!

Baca juga: Langkah RecruitFirst sebagai Executive Search Indonesia