7 Tips Mengelola Database Karyawan Perusahaan yang Manjur

Database karyawan atau bisa juga disebut pangkalan data karyawan merupakan salah satu hal penting di perusahaan karena berisi banyak informasi tentang semua orang yang terlibat dalam perusahaan tersebut. Setelah melakukan perekrutan karyawan, pihak perusahaan akan memasukkan data dari karyawan yang lolos ke dalam pangkalan data.

Database karyawan memiliki banyak manfaat untuk perusahaan, salah satunya adalah untuk mempermudah proses evaluasi. Maka dari itu, penting untuk melakukan pengelolaan data karyawan secara efektif. Buat kamu yang masih belum jago dalam mengelola database karyawan, simak artikel ini sampai tuntas.

Tips Mengelola Database Karyawan

Perlu diketahui, dalam sebuah perusahaan terdapat banyak sekali data yang harus dikelola, termasuk data karyawan. Data-data tersebut tentunya memiliki peran yang penting dalam operasional sebuah perusahaan, seperti penyusunan payroll, melakukan perhitungan THR karyawan. Buat kamu yang ingin mengelola database karyawan dengan baik, simak beberapa tipsnya berikut ini:

1. Tentukan Data yang Akan Dikelola

Sebelum mulai mengelola database karyawan, kamu perlu menentukan data apa saja yang akan dikelola terlebih dahulu. Hal tersebut bertujuan agar data yang akan dikelola nantinya benar-benar bermanfaat dan relevan dengan kebutuhan perusahaan.

Pada umumnya, data yang dibutuhkan dari karyawan meliputi nama, tanggal lahir, kontak, jabatan, besaran gaji, dan sebagainya. Perlu diketahui juga, masing-masing perusahaan biasanya memiliki kebijakan tersendiri mengenai data apa saja yang akan diambil dari karyawannya. Jadi, ketika mengumpulkan data, kamu juga perlu memperhatikan kebijakan tersebut.

2. Tentukan Software Database Karyawan yang Akan Digunakan

Setelah data dari karyawan terkumpul, selanjutnya kamu bisa mulai menentukan software apa yang akan kamu gunakan untuk mengelola database karyawan. Pada umumnya ada 2 software yang bisa kamu pilih untuk mengelola database karyawan, pertama ada Excel yang kedua ada HRIS.

Excel merupakan aplikasi yang biasanya sudah terpasang di laptop maupun komputer perusahaan. Dengan aplikasi tersebut, kamu bisa mengelola database karyawan secara manual. Cara membuat database karyawan dengan Excel sangat sederhana, kamu hanya perlu membuat tabel-tabel yang berisikan data yang telah kamu ambil sebelumnya.

Kekurangan dari software ini adalah kamu harus membuatnya secara manual. Hal tersebut tentunya akan memakan waktu yang lama dan rawan terjadi kesalahan. Berbeda dengan HRIS (Human Resource Information System), kamu tidak perlu melakukan input secara manual. Mulai dari input hingga pencarian data dapat dilakukan secara praktis jika menggunakan HRIS.

Baca juga: Cara Kerja Outsourcing dalam Mendapatkan Kandidat Terbaik

3. Lakukan Pembaruan Secara Berkala

Contoh database karyawan yang baik adalah berisikan data-data terbaru. Pada setiap perusahaan pasti akan mengalami suatu perubahan di setiap periodenya, entah itu penambahan karyawan atau perubahan jabatan. Perubahan-perubahan tersebut tentunya harus segera diperbarui dalam data karyawan.

Maka dari itu, usahakan untuk selalu melakukan pembaruan secara berkala, apabila diperlukan, pembaruan setiap kali ada perubahan data sekecil apapun. Dengan begitu, data karyawan di perusahaanmu akan bisa menyajikan informasi yang teraktual.

4. Buat Kata Kunci Khusus

Mengingat jumlah data karyawan yang ada di perusahaan sangatlah banyak, maka untuk mempermudah pencarian data kamu bisa membuat kata kunci khusus. Dengan menggunakan kata kunci tersebut, kamu bisa menemukan data karyawan yang kamu cari dengan lebih cepat.

Sebagai contoh, kamu bisa membuat kata kunci shift malam untuk dapat menemukan data karyawan yang bekerja di shift malam. Dengan begitu, kamu bisa lebih menghemat waktu ketika mencari data karyawan.

5. Berikan Sosialisasi dan Pelatihan

Jika kamu memutuskan untuk memakai HRIS, maka sudah sewajibnya perusahaanmu memberikan sosialisasi serta pelatihan kepada para karyawannya agar bisa mengoperasikan software tersebut.

Jika tidak melakukan sosialisasi maupun pelatihan, maka software HRIS yang awalnya bisa mempermudah pekerjaan bisa berpotensi menjadi penghambat utama pekerjaan dari karyawan karena mereka tidak bisa mengoperasikannya dengan baik.

6. Pastikan Keamanan Data yang Disimpan

Mengingat database karyawan berisi banyak informasi penting dan data pribadi dari para karyawan, tentunya kamu harus menjaga keamanan data-data tersebut. Jika perusahaanmu menyimpan data tersebut dalam bentuk fisik, simpanlah di dalam loker maupun lemari khusus.

Namun, jika perusahaanmu sudah modern dan menggunakan server cloud untuk menyimpan datanya, pastikan server yang dipilih tersebut sudah premium dan terjamin keamanannya. Selain itu, kamu juga perlu membatasi akses dari data-data tersebut untuk menghindari kemungkinan kebocoran data.

Baca juga: 10 Cara Interview Karyawan Baru yang Perlu Dipahami HR

7. Lakukan Backup Secara Berkala

Selain melakukan pembaruan, kamu juga perlu melakukan backup data karyawan secara berkala. Setelah melakukan pembaruan, kamu bisa langsung melakukan backup dan menyimpannya di tempat yang berbeda dari database utama. Tujuan dari backup tersebut adalah untuk mencegah hilangnya data yang diakibatkan dari bencana alam, serangan siber, maupun kerusakan dari sistem.

Contoh Database Karyawan

Database karyawan bisa dibuat sesuai kebutuhan. Kamu bisa membuat beberapa pangkalan data karyawan sekaligus. Sebagai contoh, salah satu pangkalan data karyawan yang paling sering dibuat adalah data gaji karyawan. Pangkalan data tersebut berisikan informasi mengenai nama karyawan, jabatan, jumlah hari kerja, dan perincian jumlah gajinya.

Selain data gaji, pangkalan data informasi pribadi karyawan juga sering dibuat di sebuah perusahaan. Dalam pangkalan data tersebut berisikan berbagai macam informasi pribadi karyawan, seperti alamat, kontak pribadi, kontak orang terdekat, NIK, dan sebagainya.

Itulah beberapa tips mengelola database karyawan yang perlu kamu ketahui. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, salah satu software yang bisa digunakan untuk mengelola data karyawan adalah HRIS. Jika tertarik untuk menggunakan HRIS, kamu bisa coba menggunakan aplikasi HRIS RecruitFirst.

Aplikasi HRIS dari RecruitFirst terjamin keamanannya karena sudah terlindungi dengan enkripsi SSL, pencegahan malware proaktif, dan sudah melewati uji penetrasi keamanan. Selain itu, aplikasi ini juga memiliki tampilan yang user friendly sehingga mudah digunakan oleh siapapun.

So, tunggu apalagi? Segera gunakan aplikasi HRIS RecruitFirst untuk mempermudah pengelolaan data dan proses SDM di perusahaan kamu.

Baca juga: Memahami Perbedaan Rekrutmen dan Seleksi, HR Harus Tahu!