4 Sistem Penggajian yang Tercakup dalam Outsourcing Service, Yuk Pahami!
Payroll outsourcing adalah sebuah cara di mana perusahaan menyerahkan sebagian atau bahkan seluruh urusan penggajian dan administrasi terkait karyawan kepada pihak luar, yang dikenal sebagai penyedia layanan payroll outsourcing.
Tugas-tugas yang biasanya dikerjakan oleh atasan atau manajer perusahaan, seperti menghitung gaji dan mengurus administrasi lainnya, dialihkan kepada pihak ketiga agar prosesnya bisa berjalan lebih lancar dan tidak memakan banyak waktu.
Perusahaan yang sering menggunakan jasa ini biasanya memiliki jumlah karyawan yang cukup besar, terutama jika setiap karyawan memiliki gaji yang berbeda-beda. Namun, layanan ini tidak hanya digunakan oleh perusahaan besar yang sudah beroperasi di tingkat nasional atau internasional, tetapi juga sering dimanfaatkan oleh usaha kecil dan menengah (UKM) yang ingin lebih praktis dalam mengelola penggajian karyawan mereka.
Layanan yang dicakup Payroll Outsourcing Services?
Layanan payroll outsourcing management mencakup beberapa jenis, di antaranya yaitu:
1. Manajemen Gaji
Salah satu tugas utama yang diambil alih oleh penyedia outsourcing services adalah perhitungan gaji karyawan setiap bulan. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan setiap karyawan menerima perhitungan gaji yang akurat berdasarkan pemotongan atau penambahan dari:
a. Deduksi Bulanan BPJS dan Pajak
Perusahaan payroll outsourcing menghitung dan mengelola pengurangan gaji bulanan karyawan yang akan dialokasikan untuk pembayaran iuran BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan pajak penghasilan (PPh).
b. Perhitungan Tunjangan, Bonus, dan Insentif
Perusahaan payroll outsourcing management menghitung setiap tunjangan dan insentif yang berhak diterima oleh karyawan. Perhitungan ini termasuk tunjangan cuti, tunjangan transportasi, bonus, serta insentif khusus, seperti penghargaan atas kinerja luar biasa karyawan.
Baca juga: Dari Efisiensi hingga Biaya, Simak 6 Kelebihan Outsourcing bagi Perusahaan
c. Perhitungan Pesangon
Apabila terdapat karyawan yang mengundurkan diri atau di-PHK, perusahaan outsourcing bertanggung jawab untuk menghitung pesangon yang harus dibayarkan kepada mereka sesuai dengan peraturan perusahaan klien dan ketentuan hukum yang berlaku.
2. Manajemen BPJS
Tugas lain yang diambil alih oleh perusahaan outsourcing adalah pengelolaan administrasi BPJS yang mencakup dua program jaminan kesehatan, yaitu:
a. Manajemen BPJS Ketenagakerjaan
Perusahaan outsourcing bertanggung jawab untuk mendaftarkan karyawan baru ke BPJS Ketenagakerjaan, memperbarui data karyawan, dan mengurus proses penonaktifan BPJS bagi karyawan yang sudah tidak bekerja di perusahaan klien.
Mereka juga harus memastikan setiap karyawan yang terdaftar mendapatkan kartu untuk mengakses layanan BPJS Ketenagakerjaan. Tak hanya itu, perusahaan outsourcing juga bertanggung jawab untuk menghitung dan melaporkan premi bulanan yang harus dibayarkan ke BPJS berdasarkan data SIPP (Sistem Informasi Pelaporan Perusahaan).
b. Manajemen BPJS Kesehatan
Selain BPJS Ketenagakerjaan, perusahaan outsourcing juga mengelola BPJS Kesehatan. Mereka bertanggung jawab untuk mengurus pendaftaran, memodifikasi data, dan melakukan penonaktifan keanggotaan BPJS bagi karyawan yang sudah tidak memenuhi syarat.
Setiap bulan, perusahaan outsourcing harus menyiapkan laporan BPJS Kesehatan berdasarkan deduksi penggajian dan mengirimkan soft copy laporan tersebut kepada klien.
Perusahaan payroll outsourcing juga harus rutin memeriksa dan membandingkan informasi antara data yang perusahaan miliki dengan data resmi dari BPJS. Tujuannya adalah untuk memastikan semua informasi yang digunakan dalam penghitungan iuran kesehatan karyawan akurat dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3. Manajemen SPT (Surat Pemberitahuan Tahunan)
Manajemen SPT merupakan bagian dari kewajiban perpajakan yang harus diurus oleh perusahaan payroll outsourcing. Manajemen SPT ini mencakup:
a. SPT Tax Income
Perusahaan payroll outsourcing membuat dan menghitung Surat Setoran Pajak (SSP) untuk PPh menurut pasal 21 dan 26 berdasarkan penghasilan karyawan. Mereka juga bertanggung jawab untuk melaporkan e-SPT menggunakan formulir yang telah ditentukan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP).
Proses ini mencakup validasi data, perhitungan pajak yang benar, serta pengiriman soft copy bukti pemotongan pajak kepada karyawan.
b. Pengiriman SPT 1721-A
Setiap bulan, penyedia layanan payroll outsourcing juga mengirimkan SPT 1721-A apabila terdapat karyawan yang mengundurkan diri. Proses ini dilakukan untuk memastikan semua karyawan yang keluar dari perusahaan klien memenuhi kewajiban perpajakan mereka sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c. Update Profil Pajak, PTKP, dan SPT
Perusahaan payroll outsourcing bertugas untuk memperbarui profil pajak setiap karyawan, termasuk mengatur Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) dan mengelola informasi SPT dari perusahaan sebelumnya jika ada. Mereka memastikan setiap perubahan status perpajakan karyawan dikelola dengan akurat sehingga memenuhi ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Baca juga: Ini Kisaran Gaji Outsourcing dan Aturannya, Wajib Tahu!
4. Penyaluran Gaji
Perusahaan outsourcing memastikan bahwa gaji karyawan disalurkan secara akurat dan tepat waktu setiap akhir bulan melalui transfer langsung ke rekening bank karyawan atau metode pembayaran yang telah disepakati sebelumnya.
Demikian penjelasan mengenai payroll outsourcing. Sebagai kesimpulan, payroll outsourcing menjadi solusi efektif bagi perusahaan yang ingin mengelola administrasi dan penggajian karyawan mereka secara efisien dan akurat. Dengan memanfaatkan outsourcing services, perusahaan dapat fokus pada kegiatan inti bisnis tanpa perlu menangani tugas-tugas administratif yang rumit dan memakan waktu.
Oleh karena itu, segera pertimbangkan untuk menggunakan Layanan Outsourcing dari RecruitFirst Indonesia. Kami memiliki tim yang terampil dan berpengalaman dalam mengelola penggajian secara akurat dan tepat waktu sehingga dapat dipastikan seluruh proses penggajian karyawan di perusahaan kamu berjalan efisien dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Selain itu, sebagai salah satu perusahaan outsourcing Indonesia kami juga dapat membantu dalam manajemen sumber daya manusia lainnya, seperti proses rekrutmen, pencarian kandidat dengan keahlian khusus, dan sejenisnya.
Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang untuk konsultasi lebih lanjut mengenai bagaimana kami bisa membantu pengelolaan gaji dan sumber daya manusia di perusahaan kamu!
Baca juga: Cara Kerja Outsourcing dalam Mendapatkan Kandidat Terbaik
